L’objectif de cette séquence est de générer un avoir à partir d’une facture longue durée (LD) erronée, puis de la refacturer correctement depuis la solution myrentcar.
Il est essentiel de comprendre que cette séquence s’effectue sans toucher au dossier d’origine.
L’opération se fait toujours en 2 étapes (que ce soit pour l’avoir ou la refacturation).
Création d'un avoir longue durée
La création d’un avoir se fait dans une interface en particulier. Elle est disponible en cliquant sur le menu déroulant des ContratsLD et en sélectionnant le sous-menu “Avoir et refacturation”.
Interface de recherche
En cliquant sur ce sous-menu, une interface de recherche s’affiche :
Il est nécessaire de rechercher la facture correspondante à l’avoir sur cette interface. En cliquant sur la loupe, toutes les factures disponibles selon les différents critères demandés s’affichent.
Ces critères dépendent de la facture à rechercher, cette étape sert à mieux filtrer le résultat.
"Date facture" permet de filtrer selon la date de facture.
"N° facture" permet de filtrer selon le numéro de facture.
"Clients" permet de filtrer selon le nom du client affecté au facture.
"Véhicules" permet de filtrer selon le numéro du véhicule utilisé dans la facture.
"Avoirs visibles" permet d’afficher ou non les factures d’avoir existantes.
Processus de validation d’un avoir
Une fois le bouton recherche cliqué, une liste de factures basées sur vos critères sélectionnés s’affiche.
Pour passer à l’étape suivante, il est nécessaire de sélectionner l’une ou les factures pour laquelle/lesquelles vous souhaitez faire un avoir.
Après sélection, le numéro du véhicule sur la facture s’affiche sur le bloc à gauche de l'écran, comme indiqué sur cette image :
Et le numéro de contrat en bas de l’écran :
Différents boutons d’options sont disponibles en pied de page afin de sélectionner et désélectionner les éléments de ce bloc.
Pour valider l’avoir, cliquez sur le bouton "Avoir" sur le bloc "Éléments sélectionnés” à gauche de l’écran. Ensuite, une interface de confirmation s’affiche.
À ce stade, l'avoir n’est pas encore facturé. Il est en attente dans le menu “Listes des dossiers à refacturer” du menu principal “ContratsLD”.
Allez dans ce menu, recherchez et ouvrez le dossier d'avoir correspondant. Cliquez sur le bouton de facturation sur le pied de page pour valider et confirmer la démarche.
Une fois confirmé, le dossier d'avoir est retiré de ce menu et passé dans la liste des factures.
Refacturation d'une location longue durée
Réintégration
Pour refacturer un dossier LD, il faut entrer dans l’interface du sous-menu “Avoir et refacturation”. Dans ce menu, l’objectif est de retrouver la facture (erronée) que l’on doit refacturer correctement.
Sélectionnez la facture et cliquez sur le bouton "Réintégration" à gauche de l’écran. Valider en cliquant sur "Oui" :
Facturation
À ce stade, le bon réintégré n’est pas encore facturé. Il est en attente dans le menu “Listes des dossiers à refacturer” du menu principal “ContratsLD”.
Pour refacturer, allez dans ce menu, recherchez le bon correspondant, et corrigez l’origine du problème.
Après rectification, cliquez sur le bouton de facturation sur le pied de page pour valider et confirmer la démarche.
Une fois confirmé, le bon est retiré de ce menu et passé dans la liste des factures.
Facturation générale d'une location longue durée
Pour facturer des documents en attente dans le menu « Liste des dossiers à refacturer », il est possible de passer par le menu de facturation générale.
Si votre facture de longue durée initiale était issue d’une facturation groupée, et que vous souhaitez que l’avoir/la refacturation soit également groupée, il est alors indispensable de passer par la facturation générale.
Suivez les étapes indiquées plus haut pour la génération de plusieurs avoirs ou bons à refacturer. Lorsqu’ils sont créés et disponibles dans la « Liste des dossiers à refacturer », lancez alors la facturation générale.
Lancez votre facturation générale selon les critères habituels, mais en sélectionnant les « dossiers à refacturer ».
La facturation générale ne considérera alors que les bons en attente dans le menu « Liste des dossiers à refacturer ».