Découvrez comment gérer les contrats de vos locations courte durée sur myrentcar.
Un contrat est accessible en cliquant sur un des résultats de la liste ou en recherchant le dossier en particulier sur votre logiciel myrentcar, notamment grâce à la recherche sur le numéro de contrat.
Une fois sur le contrat, un bandeau d’action apparaît en bas de la page. Lorsque la souris survole les icônes, la description de l’action apparaît rapidement.
Ce bouton permet d’enregistrer les modifications effectuées sur le contrat.
Ce bouton permet de retourner sur la liste des contrats.
Ce bouton permet de créer un nouveau contrat.
Ce bouton permet d’imprimer le contrat, une fenêtre de prévisualisation permet de vérifier le document. Lors de l’impression, le contrat est automatiquement sauvegardé.
Ce bouton permet d’effectuer un remplacement de véhicule pour le contrat consulté.
Ce bouton permet d’afficher les états réalisés avec rentpad lors du départ et du retour.
Ce bouton permet d’envoyer le contrat par mail au client.
Ce bouton permet de facturer le contrat.
Ce bouton permet de facturer le contrat avec renouvellement.
Ce bouton permet de supprimer un contrat si aucun règlement n’a été validé.
Ce bouton permet d’ouvrir l’écran permettant la signature électronique.
Ce bouton permet d'envoyer les signatures par mail.
Entête : Détails et Total du contrat
L’entête est divisée en deux cadres contenant les informations de base. Il sera affiché quel que soit l’onglet sélectionné.
Comme pour les réservations, le premier cadre "Détails" présente les informations principales du contrat. Il permet de connaître d’un seul regard le client et le véhicule ainsi que le modèle comptable utilisé.
"Choix Client" : Ce champ permet de consulter ou modifier le client du contrat. Pour modifier le client du contrat, cliquer sur 
"Intitulé" : Une fois le client sélectionné, ce champ est automatiquement renseigné avec l’intitulé du client. Il est possible de modifier ce champ selon les besoins.
"Référence Commande" : Si besoin, saisir le numéro de la commande liée au contrat.
"Véhicule" : Comme pour le client, ce champ permet de consulter ou modifier le véhicule choisi lors de la création du contrat.
Pour sélectionner un autre véhicule, cliquer sur 
Une fois le véhicule choisi, cliquez sur le nom du champ pour ouvrir la fiche du véhicule dans un nouvel onglet du navigateur.
"Catégorie" : Sélectionner une des catégories préalablement paramétrées. Si un véhicule est sélectionné, ce champ sera automatiquement renseigné.
"Type Véhicule" : Ce champ sera automatiquement renseigné si le véhicule est indiqué.
"Immat" : Une fois le véhicule sélectionné, ce champ est automatiquement renseigné avec l’immatriculation du véhicule choisi.
"Marque et type" : Ce champ est automatiquement renseigné si le véhicule est indiqué.
"Modèle Compta" : Sélectionner le modèle voulu. Ce champ est rempli par défaut avec le modèle de l’agence connectée en fonction du paramétrage préalable.
Le second cadre de l'entête, "Total contrat", indique les données essentielles au contrat, comme le nom de l’agence, le numéro du document et la somme des prestations enregistrées.
La première ligne d’information de ce cadre contient, en haut à gauche, le nom de l’agence dans laquelle le contrat est fait.
"Numéro" : Le numéro de contrat est automatiquement renseigné. Il est aussi rappelé dans le titre de l’écran.
"Document Origine Numéro" : Ce numéro est automatiquement renseigné si le contrat provient de la transformation d’un autre document.
La seconde ligne concerne les informations de prix et est divisée en deux onglets : pour le client et pour la Prise En Charge. Chaque onglet présente les informations suivantes :
"Intitulé" : Ces champs sont automatiquement renseignés avec, en fonction de l’onglet sélectionné, l’intitulé du client ou celui de l’organisme de PEC, ils sont modifiables si besoin.
"Total HT" et "Total TTC" : Ces champs sont automatiquement calculés en fonction du tarif et des prestations sélectionnées lors de la création du contrat.
"Restant Dû Client" et "Restant Dû PEC" : Ces champs ne sont pas modifiables. En fonction des règlements saisis sur l’onglet correspondant, ces champs seront automatiquement mis à jour.
Onglet Départ-Retour (Dates)
Cet onglet regroupe les dates permettant la gestion du contrat.
Lors de la création, cet onglet est nommé "Dates" et permet de saisir les informations temporelles ainsi que les informations de PEC.
Le premier cadre reprend toutes les informations saisies lors du départ réel du véhicule.
"Date Départ" : Saisir la date de départ voulue ou utiliser le calendrier pour sélectionner une date de départ. Modifier l’heure si besoin.
Il est aussi possible de saisir la date de retour prévue et de glisser la donnée pour déposer cette date dans le champ de la date de retour réel.
"Agence Départ" : Sélectionner l’agence de départ parmi la liste des agences préalablement paramétrée.
"Informations Départ " : Si besoin, ajouter une précision à prendre en compte pour le départ.
"Kilométrage Départ" : Ce champ est automatiquement renseigné lors de la sélection du véhicule.
"Date Retour Prévue" : Saisir la date de retour prévue ou utiliser le calendrier pour sélectionner une date de retour prévue. Préciser l’heure si besoin.
"Agence Retour Prévue" : Sélectionner l’agence de retour prévue parmi la liste des agences préalablement paramétrées.
"Informations Retour Prévues" : Si besoin, ajouter une précision à prendre en compte pour le retour.
"Kilométrage Estimé" : Si besoin, saisir le nombre de kilomètres prévus durant la location.
"Niveau Départ" : Renseigner le niveau de la jauge de carburant au moment du départ. Si le départ est effectué sur RentPad, ce champ est automatiquement renseigné. Sinon vous pouvez le faire manuellement selon le niveau du carburant du véhicule
"Carburant" : Le carburant utilisé pour ce véhicule est automatiquement renseigné lors de la sélection du véhicule.
Attention : Si ces deux derniers champs paraissent incohérents, vérifier que l’intégralité de la fiche véhicule soit renseignée et notamment les informations concernant le carburant (capacité du réservoir et le type de carburant utilisé).
"Utilisateur Départ" : Saisir le mot de passe de l’agent connecté ou cliquer sur
Le second cadre reprend toutes les informations saisies lors du retour réel du véhicule. Si le départ et le retour sont faits avec RentPad, les informations de cet onglet seront automatiquement renseignées.
"Date Retour" : Saisir la date de retour réel ou utiliser le calendrier pour sélectionner une date de retour. Modifier l’heure si besoin.
"Agence Retour" : Sélectionner l’agence de retour parmi la liste des agences préalablement paramétrée.
"Lieu Retour" : Si besoin, ajouter une précision à prendre en compte pour le retour.
"Kilométrage Retour" : Saisir le kilométrage réel du véhicule lors de la restitution de celui-ci.
"Km parcouru" : Ce champ est automatiquement calculé par rapport aux kilométrages saisis lors du départ et du retour
Calcul : « Kilométrage Départ » - « Kilométrage Retour » = « Km parcouru ».
"Niveau Retour" : Renseigner le niveau de la jauge de carburant lors du retour. Pour cela, faire glisser la barre de défilement ou cliquer sur le numéro correspondant au niveau de carburant.
"Qté carb. en cours" : Ce champ est automatiquement calculé en fonction de la capacité du réservoir et du champ "Niveau Retour" renseigné pour le véhicule utilisé.
"Carburant Prix TTC" : Saisir le prix du litre de carburant, si celui-ci a été préalablement paramétré, il sera repris automatiquement.
"Carb. prix total en cours" : Ce champ est automatiquement calculé en fonction du prix et de la quantité renseignés dans les champs précédents.
"Utilisateur Retour" : Saisir le mot de passe de l’agent connecté ou cliquer sur
"Carburant total quantité" : Ce champ est automatiquement calculé. S’il existe des véhicules de remplacement, myrentcar calcule la somme des quantités de carburant des différents véhicules.
"Carb. Prix Total TTC" : Ce champ est automatiquement calculé en fonction du prix et de la somme des quantités de carburant.
Onglet Véhicule
Cet onglet permet de retrouver les informations supplémentaires concernant le véhicule s’il est sélectionné. Cet onglet est le même lors de la création et de la consultation du contrat.
Toute modification à ce niveau ne sera valable que pour ce dossier.
Le premier cadre présente les informations complémentaires du véhicule sélectionné.
"Référence contrat LD" : Si besoin, ajouter le dossier Longue Durée à lier en vue de la transformation du contrat en « Autre Contrat ». Ce champ est à titre indicatif.
"Agence Propriétaire" : Ce champ est automatiquement renseigné avec le nom de l’agence qui possède le véhicule sélectionné.
"Carburant" : Ce champ est automatiquement renseigné avec le type de carburant sélectionné pour le véhicule choisi.
"Etat Véhicule" : Ce champ est automatiquement renseigné avec le dernier état saisi manuellement sur la fiche du véhicule choisi.
Le second cadre contient les « Questions libres » de la fiche véhicule. Une fois le véhicule sélectionné, les champs seront automatiquement remplis.
Onglet Client
Cet onglet permet de consulter, modifier ou préciser les informations du client choisies lors de la création du contrat.
Les informations du premier onglet « Compte » correspondent à l’onglet « Coordonnées » de la fiche client (cf. Documentation Client pour plus de précisions).
Sur l’onglet « Complément » ce sont les informations des « Questions libres » de la fiche client qui sont automatiquement renseignées.
Onglet Conducteur
Le conducteur étant obligatoire sur le contrat, cet onglet permet de sélectionner ou de créer un ou plusieurs conducteurs pour la durée de la location.
Pour ajouter un conducteur déjà créé sur une fiche client cliquer sur
Cela ouvre une fenêtre de recherche, saisir le nom du conducteur ou le code client voulu dans le champ de recherche puis cliquer sur le bouton
Sélectionner le conducteur dans la liste pour l’inscrire sur le contrat.
Si le conducteur recherché n’est pas trouvé, myrentcar proposera de créer le nouveau conducteur qui sera affilié au client sélectionné.
Dans le cas où la fiche client est créée en même temps que le contrat, il est possible de copier les informations du client pour créer et renseigner le conducteur sur ce contrat. Pour cela, cliquer sur le bouton 
Pour plus de renseignements, consulter la documentation correspondante.
Onglet PEC et Tarif PEC
Ces onglets permettent de préciser les détails de la Prise En Charge si besoin.
Onglet Tarif
Cet onglet permet de gérer le tarif appliqué et les prestations liées à la location.
"Tarif de base" : Sélectionner un des tarif préalablement paramétré pour votre profil.
"Catégorie tarif" : Ce champ est automatiquement rempli lors de la sélection du tarif. Sinon, sélectionnez la catégorie du tarif en fonction de la catégorie du véhicule.
"Durée tarif" : Ce champ est automatiquement renseigné avec la durée du tarif en fonction de la durée de la location et du tarif sélectionné.
"Remise" : Si besoin, saisir un pourcentage de remise à appliquer. Le tarif sera automatiquement calculé et les totaux seront mis à jour.
En fonction du paramétrage du tarif, il est possible que le pourcentage saisi soit réduit car il dépasse la remise autorisée.
"Ajuste Km Inclus" : Si besoin, saisir le nombre de Km à ajouter au total de Km inclus. Ce nombre de Kms ne sera pas facturé.
"Jours Base" : Ce champ est automatiquement renseigné en fonction du paramétrage du tarif. Il correspond à la durée de base renseignée lors du paramétrage du tarif.
"Jours supplémentaires" : Ce champ est automatiquement calculé en fonction de la durée de la location, du nombre de jours de base et du paramétrage du tarif.
Calcul : « Durée de la location » - « Jours Base » = « Jours Supplémentaires ».
"Km Facture" : Ce champ est automatiquement calculé en fonction du nombre de kilomètres supplémentaires effectués par le client.
"Hr Facture" : Ce champ est automatiquement calculé en fonction du paramétrage du tarif du nombre d’heures supplémentaires à facturer.
"Km Inclus Total" : Ce champ est automatiquement calculé en fonction du kilométrage inclus dans le tarif et du nombre de Km à ajuster.
La grille de prestations permet de sélectionner ou d’ajouter des prestations à appliquer au contrat. Le paramétrage préalable permet d’encadrer la modification. Pour gérer ces prestations utiliser les boutons de gestion situés sous la grille. Comme ailleurs dans myrentcar, une indication de l’action apparaît lors du survol de la souris.
Onglet Questions Libres
Comme lors de la consultation d’un contrat enregistré, cet onglet permet de saisir des informations supplémentaires si celles-ci sont préalablement paramétrées.
Onglet Commentaires
Cet onglet permet de saisir un commentaire à faire apparaître sur le contrat. Lors de l’impression du document, un cadre « Remarques » sera ajouté pour faire apparaître les commentaires saisis dans le champ de texte libre.
En fonction du paramétrage de l’écran, il est possible de visualiser la présence d’un commentaire directement sur l’onglet qui apparaît ainsi :
Onglet Notes
Cet onglet permet de saisir des notes internes dans le champ libre. Ces notes sont à destination des membres d’une même société uniquement contrairement aux commentaires qui sont destinés à être imprimés pour le client.
En fonction du paramétrage de l’écran, il est possible de visualiser la présence d’une note directement sur l’onglet qui apparaît ainsi : 
Onglet Documents
Comme ailleurs dans myrentcar, il est possible d’ajouter, consulter ou supprimer des documents pour les contrats, comme par exemple la copie du permis du conducteur.
Pour ajouter un document, glisser et déposer le fichier dans l’encadré prévu à cet effet ou sélectionner le fichier sur votre poste en utilisant le bouton 
.
Pour gérer un document, utilisez les boutons d'action en bout de la ligne du document voulu.
Attention : Si le document ne s’enregistre pas, vérifier :
- La taille du document (elle ne doit pas dépasser 2 Mo ou Mb).
- Le nom du document (Le nom ne doit pas être trop long, renommer le document si nécessaire et recommencer l’opération).
Onglet Règlements
Cet onglet permet de gérer les paiements liés au contrat. En fonction du paramétrage préalable, il est possible de rendre le règlement d’une Garantie obligatoire.
Comme pour l’onglet Tarif, la gestion des règlements se fait à l’aide des boutons d’actions situés sous le tableau des règlements. Les actions sont les mêmes et elles s’affichent lors du survol des boutons.
Attention : Comme pour la réservation, une fois la sauvegarde du contrat effectuée, une écriture comptable sera créée pour chaque ligne de type « Règlement » ajoutée, et non pour les règlements de type « Garantie ». Il sera alors impossible de supprimer un règlement, la ligne correspondante sera grisée (cf. capture ci-dessus).
"Type règlement" : Sélectionner le type de règlement en fonction de vos besoins.
"Mode règlement" : Sélectionner le mode de paiement utilisé. Ces modes sont paramétrables dans le Backoffice.
"Libellé" : Le mode de paiement est automatiquement inscrit dans le libellé, pour personnaliser ce libellé, modifiez celui-ci en fonction de vos besoins.
"Montant" : Saisir le montant du règlement.
"Date" et "Date d’échéance" : La date du jour sera automatiquement renseignée dans ces deux champs. Si besoin, il est possible de modifier ces dates.
"Agence" et "Agent" : Ces champs seront automatiquement remplis avec l’intitulé de l’agence sélectionnée et le nom de l’agent Utilisateur. Il est possible de les modifier.
"Client" : L’intitulé du client sera automatiquement reporté sur chaque nouvelle ligne de règlement.
En fonction du mode de règlement de la garantie, il est possible de saisir des informations supplémentaires.
"Numéro Autorisation VISA" : Si besoin, saisir le numéro d’autorisation du prélèvement.
"Date Fin Validité Auto" : Saisir la date de fin de validité de cette autorisation de prélèvement ou utiliser le calendrier pour sélectionner cette date.
Pour la gestion des actions liées à un contrat de Courte Durée (Facturation, Remplacement de véhicule, Prise En Charge, …), consulter les documentations correspondantes.
Onglet Liens myrentcar
Cet onglet nous permet de voir la liste des documents myrentcar liés au contrat, cela peut être par exemple un constat, une fiche de sinistre, une facture…
Onglet Signature
Cet onglet permet d’afficher la liste des signatures effectuées sur les documents et envoyées par mail.