Le module de dématérialisation des factures permet un envoi de factures électroniques par fichier informatique. La signature électronique est assurée par notre partenaire Ventya.
Pré-requis
En premier lieu, pour utiliser la facturation électronique sur le logiciel myrentcar, il convient de souscrire à un abonnement auprès de notre partenaire Ventya. Ce dernier fournira deux types d’accès :
- Accès côté client, sur un espace Web pour la visualisation des transmissions de factures
- Accès côté technique : pour hitech, qui en aura besoin pour le dépôt des fichiers
Attention : En cas de multi-sociétés, un abonnement Ventya est nécessaire pour chacune d’entre-elles.
Le Siren, Siret et n° de TVA intracommunautaire doivent être renseigné dans la fiche de votre société. Pour cela, rendez-vous dans Backoffice à Sociétés à Fiche Société.
Attention : certains utilisateurs / utilisatrices ne possèdent pas le droit d’accès au backoffice. Se renseigner auprès de son service informatique.
Informations dans la fiche client
Les fiches des clients dématérialisés doivent comporter le Siren, Siret et le N° de TVA.
Pour les clients Chorus, il conviendra également de renseigner le Code service, Numéro d'engagement et Numéro de Marché.
Liste des clients en dématérialisation
Sur le Dashboard, une tuile permet d’accéder aux fonctions de facturation dématérialisée.
Le menu "Dématérialisation clients" permet de visualiser ou ajouter des clients dont les envois seront par facture électronique.
Après avoir cliqué sur le bouton "Créer", on retrouve les informations suivantes :
- Numéro, raccourci et intitulé sont repris automatiquement de la fiche client
- Coche : elle doit être activée
- Type : Sélectionner « Standard » pour un client société ou « Chorus Pro » pour une entité publique
- Début : Indiquer la date à partir de laquelle les factures doivent être dématérialisées
- Fin : Non obligatoire. Permet de paramétrer une date de fin d’envoi dématérialisé (par exemple pour un marché public)
- Code service : Pour envoi « Chorus pro ». Ce code est fourni par le client
- engagement juridique : Pour envoi « Chorus pro ». Ce code est fourni par le client
- Num marché : pour envoi « Chorus Pro ». Numéro non obligatoire fourni par le client
- Adresse mail 1 : Saisie obligatoire d’une adresse mail du client pour envoi « Standard »
- Adresse mail 2 : Saisie obligatoire d’une adresse mail de secours pour envoi « Standard »
Principe d'utilisation
L’envoi de factures dématérialisées se fait de manière totalement transparente.
Facturer le contrat comme d’habitude, valider la facture, celle-ci est transmise automatiquement au client.
Attention : Une fois une facture validée, son envoi ne peut être annulé.
L’envoi se fait depuis le serveur hitech, une fois par jour. Chaque envoi de fichier permet également de récupérer les statuts des factures envoyées dans le lot précédent.
Historique et vérification des envois
Le menu "Dématérialisation factures" permet de visualiser l'historique des envois.
La recherche est possible dans ce menu par le numéro, le client, le montant ou encore le statut.
Les différents statuts sont :
- A envoyer : Factures en attentes de transmission
- Archivée : Factures archivées par l’utilisateur
- Rejetée : Factures rejetées par Ventya (ex : facture déjà reçue)
- Envoyée : Factures envoyées sur la plateforme Ventya, mais dont le statut retour n’a pas encore été reçu (sera reçu lors de l’envoi suivant)
- Validée : Factures envoyées à Ventya, et dont le statut retour a été indiqué comme validée
La liste des factures permet d’effectuer plusieurs actions sur celles-ci via les boutons situés en bas de la liste.
- Désarchiver : pour faire réapparaître une ou des factures archivées
- Archiver : pour archiver une ou des factures validées. Par défaut, celles-ci n’apparaîtront plus dans le tableau mais seront toujours consultables en sélectionnant le statut de recherche « Archivée »
- Retransmettre : pour renvoyer une ou des factures rejetées après correction de l’erreur. Le code et le message d’erreur sont visibles dans le tableau
- Sauvegarder : Enregistre les modifications de la grille
- Annuler : annule les modifications non sauvegardées
- Exporter : enregistre le tableau au format csv