Découvrez comment gérer vos financements en mode crédit ou location avec credalis sur myrentcar.
Credalis est un module optionnel du logiciel de véhicule en location myrentcar permettant la gestion des dossiers de financements, qu’ils soient en mode Location ou Crédit.
Les financements en cours seront ensuite visibles dans les fiches véhicules avec impact sur le bilan, mais aussi dans diverses éditions.
Pré-requis
En premier lieu, il convient de créer les financeurs des dossiers ainsi que les banques de votre société.
La création d'un financeur passe par une création classique de fournisseur dans lequel on viendra cocher la case "Financeur" et remplir les données de l'onglet du même nom.
- Comptabilisation dossier: si cochée, l’échéance initiale du dossier pourra être comptabilisée
- Comptabilisation achat échéance : si cochée, des écritures mensuelles d’achats pourront être générées
- Comptabilisation prélèvement échéance: si cochée, des écritures mensuelles de prélèvement pourront être générées
- Prélèvement détail: indique si l’écriture comptable de prélèvement doit être ou non détaillée par dossier
- Journal d’achat : pour sélectionner dans quel journal apparaîtront les écritures de ce financeur.
La ou les banques de votre société se créent dans le menu Backoffice -> Sociétés -> Fiche société.
Les menus de la tuile credalis
La tuile « credalis » sur le dahsboard permet d’effectuer plusieurs actions :
- Liste des dossiers : en cliquant sur l’image on accède à la liste des dossiers de financements
- Création d’un dossier : Pour créer un nouveau dossier
- Comptabilisation dossier et échéances : pour générer chaque mois les écritures comptables des financements en cours
- États (engagements, paiements, financements en cours) : Editions spécifiques liées aux dossiers (consulter notre service support pour une mise en forme personnalisée de ces états)
Liste des dossiers de financement
La liste des dossiers est accessible par un clic au centre de la tuile credalis.
Le champ « Rechercher » permet une recherche de dossier par Référence, banque ou fournisseur.
Le filtre « En cours » n’affiche que les dossiers en cours de financement (c’est à dire dont la date de fin réelle est vide ou non atteinte), alors que le filtre « Tous » affiche sans distinction l’ensemble des dossiers.
Enfin, il est possible d’extraire cette liste sous Excel via le bouton dédié 
.
Création d’un dossier en mode « financement »
Pour l’ensemble de la création d’un dossier, les éléments suivis d’un astérisque rouge sont à compléter obligatoirement.
L’onglet « Dossier » est structuré en 4 parties. Celles du haut sont communes aux dossiers de financement et de location. Celle en bas à gauche est réservée à un dossier de financement.
Choisissez l'option "Financement" puis notez votre référence, sélectionnez votre fournisseur et votre banque.
La ligne de crédit n’est pas à renseigner. Saisissez le montant de l’apport et le capital financé. Le montant initial sera complété automatiquement.
Par défaut, le bouton "A échoir" n’est pas activé et correspond donc à un terme échu. Pensez à l’activer en cas d’échéance à échoir.
Saisissez la périodicité des échéances (1 par défaut pour une échéance mensuelle), ainsi que la durée en mois du dossier.
Par défaut, la case « Date anniversaire » est cochée. Décochez-la pour un calcul des échéances à la fin de mois.
Renseignez également la date de 1ère échéance, la date de la signature. La date de fin prévue se renseigne seule en fonction de la durée.
La date de fin réelle se complète par défaut avec la date de fin prévue mais est modifiable.
(le champ « Date de modification » sera utilisé pour les dossiers en cours, mais non en création).
Renseignez le montant du loyer majoré s’il y a lieu (valeur indicative).
Deux modes de calcul existent :
- Échéance fixe : le plus courant. Chaque mensualité aura le même montant, mais le capital remboursé chaque mois sera différent (le capital remboursé augmente au fil du financement alors que les intérêts remboursés diminuent)
- Capital fixe : le capital remboursé chaque mois est fixe, les intérêts remboursés diminuent. La mensualité est donc variable d’un mois à l’autre
S’il y a un différé de remboursement, cochez la case adéquate et indiquez dans le champ « Mois de différé » le numéro de loyer auquel démarre le remboursement du capital.
Renseignez le compte comptable de capital ainsi que celui pour les intérêts.
Enfin renseignez le taux commercial dans le champ « Taux », et le « taux réel » (celui qui sera utilisé pour le calcul) dans le champ « Taux réel ».
Cliquez ensuite sur "Suivant".
L’onglet « Financement / Location » est à compléter de tous les frais relatifs au dossier de financement :
- Frais : frais inclus à chaque mensualité. Ajouter également le compte comptable lié aux frais, ainsi que le taux et compte de TVA
- Frais de dossier : frais ponctuels, qui seront ajoutés à la 1ère mensualité
- Assurance : montant d’assurance mensuel
Cliquez ensuite sur "Terminer", le dossier s’est enrichi de deux nouveaux onglets :
Dans l'onglet "Mensualités", cliquez sur "Calcul Mensualités" pour calculer la grille des échéances.
Dans l'onglet "Matériels", cliquez sur le bouton "+" pour ajouter le ou les équipements / véhicules financés par ce prêt.
Les dates d’effet et de fin reprennent par défaut celles du dossier, mais il est possible de les modifier.
A noter que la somme des proportions des capitaux de tous les véhicules doit être égale à 100%.
Création d’un dossier en mode « location»
L’interface est la même que pour la création d’un dossier de financement. Cependant, dans le 1er onglet « Dossier », vous devrez remplir la partie en bas à droite notée « Location ».
En haut :
Les informations à compléter sont les mêmes que pour un dossier de financement. Sélectionnez bien le bouton "Location".
Complétez le montant du loyer Hors Taxes, le compte comptable et le taux de TVA. Le montant de TVA du loyer se calculera automatiquement, le compte comptable de TVA se renseigne également (il reste modifiable).
Il est également possible de compléter le taux de rachat et le montant de rachat (valeurs indicatives).
Dans le cas d’une comptabilité analytique, renseignez le n° de section approprié.
Cliquez ensuite sur "Suivant".
L’onglet « Financement / Location » est identique à celui que l’on retrouve dans un dossier de financement et doit donc être complété des mêmes informations.
Une fois complété, cliquez sur "Terminer".
L’interface affiche maintenant les onglets « Mensualités » et « matériels » dont les fonctionnalités sont identiques à celles d’un dossier de financement.
Les boutons de gestion du dossier
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Création d'un nouveau dossier |
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Retourne à la liste des dossiers |
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Sauvegarde le dossier |
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Duplique le dossier en cours. Le dossier dupliqué reprend toutes les informations du dossier précédent, il conviendra de modifier le nouveau (référence, matériels, ...) |
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Supprime le dossier (à conditions qu'aucune échéance n'ait été comptabilisée) |
Grille des mensualités dans le dossier
L’onglet MENSUALITES du dossier credalis présente une grille calculée selon les informations saisies dans les autres onglets.
Certains champs de la grille sont modifiables pour vous permettre d’adapter les mensualités à des cas de figure particuliers : frais exceptionnels, financements par paliers…
Attention : le clic sur le bouton « Calcul Mensualités » remettra alors la grille dans son état initial, sans tenir compte de vos modifications manuelles éventuelles.
Lorsqu’une échéance est comptabilisée, sa ligne devient alors grisée, la rendant impossible à modifier.
De même, le bouton « Calcul Mensualités » n’est plus utilisable lorsqu’au moins une échéance est comptabilisée.
infos liées au financement dans la fiche Véhicule
L’onglet CREDALIS de la fiche véhicule permet de visualiser le dossier de financement en cours ainsi que ses informations.
Le bouton "Actualiser" permet d’afficher les données clés du/des dossiers du véhicule. En cliquant sur la ligne, l’échéancier apparaît.
Le clic sur "Ouvrir" ouvre le dossier credalis correspondant dans un nouvel onglet.
Vous retrouverez également le montant du financement dans l’onglet « Bilan » du véhicule.
Comptabilisation des échéances
Cette fonction est accessible depuis le menu de la tuile credalis. Elle permet de générer les écritures comptables des dossiers ou échéances.
En premier lieu, sélectionnez vos critères : Comptabilisation de dossiers, des échéances ou des 2 (Tous). La date d’arrêté est obligatoire et est égale à la date du jour par défaut, mais elle est modifiable. Elle permet de borner les échéances à comptabiliser, jusqu’à la fin du mois par exemple.
Cliquez ensuite sur "Rechercher" : les lignes à comptabiliser s’affichent dans le tableau.
Il est alors possible de sélectionner/désélectionner individuellement les lignes à comptabiliser ou non.
Deux boutons en bas de la grille permettent de réaliser la même action mais de manière massive. Utilisez alors les en-tête de colonne pour d’abord filtrer la grille (ex : sur un financeur), puis appliquez la sélection/désélection uniquement sur ces lignes.
Un autre bouton permet aussi de faire un export au format « .csv » du tableau.
En cliquant sur le bouton "Comptabiliser", les écritures seront générées. Les lignes d’échéances seront alors grisées pour ne pas être proposées de nouveau le mois suivant.