Découvrez comment bien préparer votre contrat avant de facturer sur myrentcar.
Cette documentation a pour but d’expliquer les particularités à prendre en compte lors de la facturation sur le logiciel de location de voiture myrentcar.
Pour effectuer la facturation d’un dossier de location Courte Durée, il faut préparer l’action sur le contrat. Certaines étapes sont obligatoires :
- Effectuer le retour du véhicule (manuellement ou automatiquement via rentpad),
- Indiquer l’utilisateur qui facture.
D’autres sont conseillées :
- Vérifier le tarif et les prestations,
- Enregistrer le règlement.
Attention : Une fois la facture éditée, il sera impossible de modifier les informations du contrat. Il est donc important de bien vérifier la totalité du contrat avant de confirmer la facturation.
Retour du véhicule
Lors du retour véhicule, les informations de retour réel doivent être renseignées dans myrentcar pour que celui-ci puisse les prendre en compte.
Pour cela, myrentcar offre deux possibilités :
- Le retour automatisé via rentpad (sauf pour les renouvellements),
- La saisie manuelle des informations de retour.
Pour chaque solution, consulter la documentation correspondante afin d’obtenir plus de détails sur les champs à saisir.
Accéder à l’onglet "DEPART_RETOUR" du contrat pour saisir et/ou vérifier les différentes informations renseignées dans la partie "Retour".
Attention : Certaines données de la partie "Retour" influent sur le tarif :
- "Date Retour" : En fonction de la date et de l’heure saisies, le logiciel calcule automatiquement la durée de location à facturer.
- "Kilométrage Retour" : En fonction du kilométrage de retour saisi et du kilométrage inclus dans le tarif, MyRentCar calcule les kilomètres supplémentaires à facturer.
- "Niveau Retour" : Si la jauge de carburant du retour est inférieure à la jauge renseignée lors du départ et que la capacité du réservoir est saisie dans la fiche véhicule, la quantité de carburant à facturer sera calculée.
"Carburant Prix TTC" et "Carb. prix total en cours" : Ces données sont modifiables et permettent de facturer du carburant en plus des prestations préalablement renseignées.
Vérification du tarif
Accéder à l’onglet "TARIF" du contrat pour vérifier que chaque prestation est bien sélectionnée pour être calculée.
Dans l’exemple ci-dessus, si la prestation « KMS SUPPLEMENTAIRES » est décochée, les kilomètres supplémentaires effectués par le client ne seront pas facturés.
Il est possible d’ajouter des prestations ou de lier un document de « Vente Diverse » (bon ou devis) en utilisant les boutons correspondants.
Enregistrement du règlement
Si nécessaire, il est possible d’enregistrer un ou plusieurs règlements pour solder le montant à facturer. Si plusieurs règlements sont saisis, un paramétrage de la facture peut être nécessaire.
Il n’y a aucune obligation d’enregistrer un règlement. Cependant, si le client souhaite une facture présentant un « Restant dû » à « 0.00€ », il est important de saisir et d’enregistrer le règlement du montant total du contrat.
Saisie du mot de passe de l’utilisateur
Accéder à l’onglet "DEPART_RETOUR" du contrat, partie "Retour", pour saisir le mot de passe de l’agent connecté ou identifier l’agent qui effectue le retour sur la session d’un autre agent.
Si l’utilisateur qui effectue le retour n’est pas renseigné, myrentcar l'indique par un message lors de la sauvegarde du contrat. La sauvegarde ne serait pas réalisée sans cette donnée.
La suite de cette documentation présente la facturation simple qui permet de clore un contrat de Courte Durée et la facturation d’un contrat de Courte Durée Renouvelé. En fonction des besoins, continuer sur la partie choisie.