Remplacer un véhicule de location longue durée sur myrentcar

Découvrez comment changer et remplacer un véhicule de location longue durée sur myrentcar

Cette procédure vous permettra de faire un remplacement de véhicule dans le cadre d’un dossier de longue durée sur le logiciel pour loueur longue durée de voiture myrentcar.

Deux cas de figures se présentent :

Cas n°1 : Le prêt de ce véhicule ne change rien au niveau de la facturation et est intégré à la facturation de votre dossier longue durée.

Cas n°2 : Ce véhicule de remplacement doit être facturé à part de la facturation longue durée.

Myrentcar permet de gérer cela automatiquement via les « autres contrats » de la courte durée.

La condition pour effectuer le changement de véhicule via les autres contrats réside dans les tarifs.

Effectivement, que vous facturiez ou pas ce contrat de remplacement, la courte durée exige une tarification.

Pour le cas n°1, il sera nécessaire d’avoir un tarif à 0 et pour le cas n° 2, soit vous utiliserez un tarif existant soit vous devrez en créer un.

Dans un premier temps, nous verrons comment effectuer un changement de véhicule pour un dossier de longue durée.

Remplacement du véhicule

Cliquez sur et entrez dans le menu « Autres contrats » puis sur le bouton Créer. 

Il s’agira ici de créer un contrat pour le véhicule de remplacement avec les dates de départ et retour du véhicule de remplacement.

Renseignez chaque fenêtre comme pour un contrat de courte durée.

Enfin, sur l’onglet véhicule, il vous faut à présent lier ce contrat au dossier de longue durée.

Pour cela, dans la zone « Référence contrat LD », cliquez sur .

Myrentcar vous propose tous les dossiers de longue durée relatifs au client et aux dates indiquées.

Sélectionnez dans la liste, le dossier pour lequel vous remplacez le.

Une nouvelle fenêtre s'affiche:

Elle vous présente à titre informatif ce qui est renseigné sur le dossier de longue durée dans l'onglet Conditions.

Ces conditions définissent les catégories, Durée et Délai pour le véhicule de remplacement que vous avez négociés avec votre client.

Cliquez sur .

A ce stade, votre contrat pour le véhicule de remplacement est fait.

Lorsque le véhicule de remplacement rentrera, vous effectuerez le retour effectif sur le contrat.

Vous devrez alors choisir la manière dont vous souhaitez facturer ce contrat de remplacement :

Soit sur la facturation de la longue durée

Soit sur ce contrat.

Nous verrons dans le prochain paragraphe, comment intégrer ce contrat dans la facturation longue durée.

Facturation avec le dossier LD

Sur le contrat que vous avez effectué via les « Autres contrats », assurez-vous que le tarif soit à 0, puis cliquez sur .

Une facture à 0 s’est générée. (comptablement aucune écriture ne s’est générée)

Une fois le contrat facturé, vous pourrez constater sur le dossier de longue durée qu'une ligne Remplacement s'est renseignée et que les détails du remplacement se sont positionnés sur l’encadré Détail.

Pour la prochaine facturation en longue durée, pensez à cocher la colonne « à facturer » afin que le véhicule de remplacement soit comptabilisé.

Ainsi, myrentcar va intégrer les éléments de remplacement (kms…) de ce véhicule dans la facturation.

Facturation hors dossier LD

Sur le contrat que vous avez effectué via les « Autres contrats », assurez-vous que le tarif soit juste, puis cliquez sur .

La facture pour votre véhicule de remplacement est faite.

Il vous faut à présent, sur votre dossier de longue durée, enlever cette période de remplacement de la facturation longue durée.

Pour cela dans le dossier de longue durée, sur l’onglet Suspensions, mettez les dates de suspensions (qui correspondent au départ/retour du véhicule de remplacement) en cliquant sur le bouton .