Découvrez comment gérer les budgets de vos location longue durée sur myrentcar.
Dans le cadre de la location durée, outre la location, vous pouvez proposer à vos locataires des prestations supplémentaires telles que les révisions, l’entretien, le changement des pneumatiques, etc...
Le logiciel de gestion de leasing de véhicule myrentcar vous permet d’effectuer un suivi de ces prestations supplémentaires via l’option BUDGET et le menu ACHAT.
Cela consiste à budgétiser ces prestations et à chaque saisie d’un bon d’achat (= facture fournisseur), un message d’alerte s’affichera.
Ce document a pour objectif de vous guider dans le paramétrage et l’utilisation de l’option budget.
Si vous souhaitez des informations concernant le menu achat, nous tenons à votre disposition une procédure écrite que nous pouvons vous faire parvenir sur simple demande auprès de nos services.
Paramétrage des budgets LD
Ce menu est disponible dans le Backoffice et accessible en le recherchant sur la barre de recherche le mot clé « Budget » et puis sur dans Données d’exploitation LD.
Ici, vous saisirez les différents budgets que vous souhaitez mettre en place.
Un budget se définit par :
- Un code
- Un intitulé
- Vous pouvez choisir un montant et/ou une quantité pour votre budget
- Une alerte : 3 choix s’offrent à vous :
- Non : aucune alerte
- Dépassement : un message vous avertira du dépassement de budget
- Systématique : à la saisie d’un bon d’achat, vous serez averti qu’il s’agit d’une opération budgétée.
L’objectif à présent est de faire la relation entre les budgets et les opérations d’achats.
Une opération d’achat est un élément que vous facture le fournisseur.
Ceci est un paramétrage du menu ACHAT. Leur création est expliquée dans la procédure nommée ACHAT disponible sur simple demande auprès de nos services.
Types d'opération d'achat
Allez toujours dans le Backoffice puis faire un recherche sur le mot clé « Achat », Après entrez dans Configuration Générale d’Exploitation > TYPES D’OPERATIONS D’ACHATS.
Nous partirons sur le principe que les opérations d’achats sont déjà créées.
Identifiez les opérations qui feront parties du budget et dans la colonne BUDGET, positionnez le budget concerné.
Prenons un exemple :
Nous avons créé le budget nommé « ENTRETIEN ».
Dans les types d’opérations d’achat, nous avons positionnées les plaquettes dans ce budget.
Cela signifie que lorsqu’on fera des bons d’achats avec ces opérations et le véhicule, un message nous avertira du fait que ces opérations font parties d’un budget.
Le paramétrage des budgets est à présent terminé. Il convient à présent de les positionner sur les dossiers longue durée.
Dossier de longue durée
Les dossiers de longue durée sont accessibles via le Dashboard puis le menu ContratsLD.
Ouvrez le dossier concerné et dans l’onglet CONDITIONS, positionnez les différents budgets.
Pour cela, au niveau du cadre « Budgets », cliquez sur 
Sélectionnez le(s) budget(s) concerné(s).
Dans l’exemple ci-dessus, nous avons budgété des pneumatiques pour un montant de 1000,00€ et/ou 4 pneus ainsi que l’entretien pour un montant de 1450,00 €
Le bouton 
Menu achat
Lors de la saisie d’un bon d’achat extérieur, en sélectionnant une opération d’achat budgétée et le véhicule concerné, le logiciel vous affichera un message en fonction de vos paramétrage.
Editions
Il vous sera possible de lister les dossiers ayant des budgets via le menu ETATS / LONGUE DUREE / Etats des budgets.