Afin de faciliter la gestion de votre parc de véhicules, le logiciel myrentcar édité par hitechsoftware propose de placer des avertissements ou des blocages sur certains véhicules.
Une alerte peut concerner différents éléments : vidange à prévoir, remplacement des pneus, contrôle technique, entretien périodique, renouvellement de contrat d’assurance, changement de plaquettes de frein, révision constructeur, etc. Chaque alerte permet d’anticiper une opération de maintenance ou une échéance réglementaire afin de limiter les immobilisations imprévues et de sécuriser votre activité.
L’alerte pourra s’activer en fonction d’une date prédéfinie (par exemple une date butoir de contrôle technique ou de renouvellement d’assurance) ou d’un kilométrage atteint ou restant à parcourir avant l’intervention (par exemple vidange à 30 000 km). Il est ainsi possible de programmer des rappels précis et d’automatiser le suivi de l’entretien de votre flotte.
Les sous menus "Alertes configurations" et "Alertes familles" dans le Backoffice permettent de configurer ces éléments.
Ces sous menus se trouvent dans la tuile "Données références parc" :
Le premier sous-menu "Alertes configurations" permet de créer différents types d'alertes tels que le contrôle technique ou l'entretien des véhicules.
Complétez les éléments suivants :
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Code : raccourci de votre alerte (15 caractères maximum).
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Libellé de votre alerte.
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Nombre d'alertes écran : nombre d'apparitions maximales de votre alerte. Nous vous conseillons de le mettre à la valeur la plus haute, à savoir 999.
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Seuil de déclenchement : selon le paramétrage de votre alerte (date ou kilométrage), le seuil correspondra au nombre de jours ou de kilomètres à partir duquel l'alerte se déclenchera (exemple : une alerte en type "Date" avec un seuil de déclenchement de 30 sera activée 30 jours avant la date d'alerte).
- Important : Si coché, le pictogramme "Alerte" sur le planning apparaîtra comme prioritaire, à savoir un triangle de couleur rouge et non jaune.
Le deuxième sous-menu "Alertes familles" permet de regrouper ces alertes créées par famille.
Dans chaque famille d'alerte, ajoutez les codes alertes correspondant à cette famille et complètez les éléments suivants :
- Première alerte : selon le paramétrage de votre alerte (date ou kilométrage), indiquez le nombre de jours ou de kilomètres pour la première alerte.
- Périodicité : nombre de jours ou de kilomètres pour l'alerte suivante.
Exemple : un contrôle technique a lieu généralement 4 ans après la mise en circulation puis tous les 2 ans. Indiquez donc en "Première alerte" la valeur 1460 jours correspondant à 4 ans, puis 730 jours en "Périodicité, soit 2 ans.
Une fois que ces paramétrages sont effectués, ils peuvent être renseignés au choix dans l'onglet "Alertes" de la fiche du véhicule.