Afin de faciliter la gestion de votre parc de véhicules, le logiciel myrentcar édité par hitechsoftware propose de placer des avertissements ou des blocages sur certains véhicules.
Une alerte peut concerner différents éléments : vidange à prévoir, remplacement des pneus, contrôle technique, entretien périodique, renouvellement de contrat d’assurance, changement de plaquettes de frein, révision constructeur, etc. Chaque alerte permet d’anticiper une opération de maintenance ou une échéance réglementaire afin de limiter les immobilisations imprévues et de sécuriser votre activité.
L’alerte pourra s’activer en fonction d’une date prédéfinie (par exemple une date butoir de contrôle technique ou de renouvellement d’assurance) ou d’un kilométrage atteint ou restant à parcourir avant l’intervention (par exemple vidange à 30 000 km). Il est ainsi possible de programmer des rappels précis et d’automatiser le suivi de l’entretien de votre flotte.
Les sous menus "Alertes configurations" et "Alertes familles" dans le Backoffice permettent de configurer ces éléments.
Ces sous menus se trouvent dans la tuile "Données références parc" :
Configuration des alertes
Le premier sous-menu "Alertes configurations" permet de créer différents types d'alertes tels que le contrôle technique ou l'entretien des véhicules.
Pour ajouter une nouvelle ligne d’alerte, cliquez "Créer".
Complétez les éléments suivants :
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Code : raccourci de votre alerte (15 caractères maximum). Ex contrôle technique => CT
- Libellé : Nom précis de l’alerte (y ajouter des détails, ex entretien à 15000 et 20000)
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Type : Quel est le type de déclenchement date ou kilomètre ?
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NB Alertes Ecran : Nombre d’affichages de l’alerte à l’écran (en général il est conseillé de saisir la valeur maximale, 999)
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Seuil de déclenchement : selon le paramétrage de votre alerte (date ou kilométrage), le seuil correspondra au nombre de jours ou de kilomètres à partir duquel l'alerte se déclenchera (exemple : une alerte en type "Date" avec un seuil de déclenchement de 30 sera activée 30 jours avant la date d'alerte).
- Important : si la case est cochée, l’alerte apparaitra en rouge au planning (par ex pour un contrôle règlementaire). Sinon, elle apparaitra en jaune.
Lorsque l’alerte est créée cliquez sur le bouton "Sauvegarder".
Le bouton "Exporter" vous permettra d’exporter au format Excel la liste de vos alertes.
Familles d'alertes
Une fois la liste des alertes créée, ces dernières doivent à présent être regroupée dans une ou plusieurs familles d’alertes. Si une alerte est configurée mais non liée à une famille, elle ne pourra pas être utilisée.
Exemple de configuration de familles d’alertes
Cliquez sur "créer" pour ajouter une famille d'alerte : une ligne orange apparaitra ou vous pourrez indiquer le code et l’intitulé de la famille souhaitée.
Dans chaque famille d'alerte, ajoutez les codes alertes correspondant à cette famille et complétez les éléments suivants :
- Première alerte : selon le paramétrage de votre alerte (date ou kilométrage), indiquez le nombre de jours ou de kilomètres pour la première alerte
- Périodicité : nombre de jours ou de kilomètres pour l'alerte suivante.
Exemple : un contrôle technique a lieu généralement 4 ans après la mise en circulation puis tous les 2 ans. Indiquez donc en "Première alerte" la valeur 1460 jours correspondant à 4 ans, puis 730 jours en "Périodicité, soit 2 ans.
Une fois que ces paramétrages sont effectués, ils peuvent être renseignés dans l'onglet "Alertes" de la fiche du véhicule.