Découvrez comment facturer et éditer vos dossiers de location longue durée (LD) sur myrentcar.
Facturation longue durée
Avant de lancer toute facturation dans le logiciel de location longue durée de voiture myrentcar, assurez-vous que les dates sont correctes, rajoutez vos prestations si nécessaires mais aussi les kilomètres à facturer.
Deux choix de facturation s’offrent à vous :
- La facturation des dossiers un à un
- La facturation générale
Facturation d’un Dossier longue durée
Pour facturer les dossiers un à un, il vous suffit d’accéder au dossier concerné.
En bas de l'écran, vous trouverez le bouton 
Vous pourrez lancer une facturation générale mais le fait de facturer à partir du dossier signifie que vous ne facturez que ce contrat.
En cliquant sur le bouton facturation, une nouvelle fenêtre s'affiche.
Vous devez indiquer le début de la période à facturer (par défaut le logiciel indique la date du jour). Il vous appartient donc de la modifier selon vos besoins.
La date de facture représente la date de comptabilisation de la facture.
Notes : Cette date ne peut être modifiée que si le compte de l’utilisateur dispose toutes les autorisations.
Vous constatez par ailleurs que seule la case "facturation des bons de location" est cochée.
Si vous souhaitez facturer les éventuels kilomètres supplémentaires présents sur le dossier, vous devrez cocher "facturation des kilomètres".
Facturation générale longue durée
La facturation générale est accessible via le menu Contrat LD > sur le petit plus Facturation générale.
Ce menu vous permet de lancer la facturation de tous les dossiers
- Pour un client ou la totalité des clients et/ou
- Pour un ou plusieurs groupes et/ou
- Pour une période donnée et/ou
- Pour un terme de contrat précis (échu ou à échoir) et /ou
- Pour un type de contrat (Longue ou Moyenne Durée)
Par défaut, la date de facture correspond à celle du jour et représente la date de comptabilisation. Pour modifier cette date, vous devez disposer de toutes les autorisations nécessaires.
Vous aurez le choix de facturer uniquement les bons et/ou les kilomètres supplémentaires ainsi que les types de dossiers à intégrer (tous, à refacturer ou en cours).
Consultation des factures longue durée
Vous pourrez consulter les factures dans le menu Factures LD.
Editions longue durée
Nous allons voir ci-dessous les différentes éditions disponibles liées à la longue durée.
Etat des dossiers à facturer
Cette édition est disponible via le menu Etats > LONGUE DUREE > Etat des dossiers à facturer
Elle vous permettra de connaître la liste des dossiers à facturer en fonction des critères que vous aurez définis.
Etat des kilomètres à facturer
Cette édition est disponible via le menu Etats > LONGUE DUREE > Kilomètres LD facturer.
Vous obtiendrez la liste des dossiers pour lesquels, des kilomètres supplémentaires sont à facturer.
Dossiers et Km Longue durée
Cette édition est disponible via le menu Etats > LONGUE DUREE > Dossiers KM longue durée.
Elle vous permet de lister les dossiers de longue durée selon certains critères.
Gestion des carburants
Cette édition est disponible via le menu Etats > LONGUE DUREE > Gestion des carburants.
Réintégration fiscale / Etat TVTS
Ces éditions sont disponibles via ETATS > LONGUE DUREE > Etat TVTS.
Elles peuvent être transmises à vos locataires à des fins de déclarations fiscales.
Les différents taux et seuils doivent être modifiés par vos soins dans le menu PARAMETRES / PROPRIETES LONGUE DUREE à chaque nouvelle législation à ce sujet.
Ceci conditionnera le calcul exact de ces états.
Etat Avenant
Cette édition est disponible via ETATS > LONGUE DUREE > ETAT AVENANT.
Elle retrace l’historique des avenants au dossier de longue durée.
La liste des avenants est fonction du paramétrage que vous avez effectué dans PARAMETRES / PROPRIETES LONGUE DUREE / ONGLET AVENANT.
Etat des budgets
Cette édition est disponible via ETATS > LONGUE DUREE > ETAT DES BUDGETS.
Il s’agit de la liste des budgets définis dans chaque dossier longue durée.
Le paramétrage des budgets est présenté dans une procédure nommée « LD – BUDGET » qui est disponible sur simple demande auprès de nos services.
Etat des factures
Cette édition est disponible via ETATS > LONGUE DUREE > ETAT DES FACTURES.
Elle présente la liste des factures.
Etat des restitutions
Cette édition est disponible via ETATS > LONGUE DUREE > LISTES DES RESTITUTIONS.
Extractions des dossiers et budgets LD
Il s’agit ici d’extraire sous Excel le détail des dossiers de Longue Durée ainsi que des budgets.