La fiche d’un véhicule est accessible en cliquant sur un des résultats de la liste ou en recherchant un véhicule en particulier sur votre logiciel de location de voiture myrentcar.
S’il existe un seul résultat à la recherche effectuée, la fiche du véhicule trouvé sera immédiatement affichée.
Une fois sur une fiche véhicule, un bandeau d’action apparaît en bas de la page.
Le bouton de disquette permet d’enregistrer les modifications effectuées sur une fiche.
Le bouton Liste permet de retourner sur la liste des véhicules.
Le bouton "+" permet de créer une nouvelle fiche véhicule.
Le bouton "copier" permet de créer de dupliquer la fiche véhicule.
Le bouton "Imprimante" permet d’imprimer la fiche de véhicule.
Le bouton "Graphique" affiche un graphique de Chiffre d’Affaire de ce véhicule, selon les critères d’activité sélectionnés (CD, LD, FF), les types de prestations, et la durée (en années) choisie.
Le bouton "Position" permet de localiser le véhicule en affichant sa dernière position.
Le bouton "Etat rentpad" permet d’accéder à l’état du véhicule effectué par Rentpad.
Le bouton "Renuméroter" permet de modifier le numéro d’identification et/ou l’immatriculation.
Le bouton corbeille permet de supprimer la fiche consultée.
Lorsque la souris survole les icônes, la description de l’action apparaît rapidement.
Lors de la création d’une nouvelle fiche, certaines informations sont nécessaires et obligatoires. Pour l’initialisation de la fiche, le numéro et l’immatriculation du véhicule sont impératifs. Une fois la fiche créée, chaque champ obligatoire est marqué d’un astérisque rouge.
Il est possible de visualiser les informations importantes de votre véhicule dans l’encart situé au-dessus des onglets.
Une fiche est composée de différents onglets qui ne possèdent pas les mêmes informations, naviguer entre ces onglets permet de saisir, visualiser ou modifier toutes les informations relatives à un véhicule.
Onglet véhicule
Cet onglet permet d’accéder aux champs concernant la gestion du véhicule.
"Catégorie": Choisir ici la CATÉGORIE à laquelle est rattaché le véhicule
"Type Véhicule": VP (véhicule particulier), VU (véhicule utilitaires)... Le type se met par défaut en fonction de la catégorie sélectionnée.
"Externe": Indiquer si le véhicule appartient ou non au parc.
"Date d’Entrée": Saisir ici la date d'entrée effective du véhicule sur le parc.
"Date Sortie Prévue": Saisir ici la date de sortie prévue du véhicule. Celle-ci est indicative et n’a pas d’influence sur la location. Une indication visuelle apparaîtra au planning lorsque la date aura été atteinte.
"Date Sortie Réelle": Cette zone peut être alimentée manuellement par l'utilisateur au moment par exemple de la vente du véhicule.
"Carburant": Sélectionner le type de carburant.
"Capacité Réservoir": Saisir ici la capacité du réservoir du véhicule. Cette indication est importante car elle permet de facturer le carburant au client.
"Non visible sur le planning" : Cocher la case pour que le véhicule soit invisible au planning (ex : véhicule de société).
“Jauge Carburant”: Saisir le niveau de carburant du véhicule.
“Date Jauge Carburant”: Ce champ se met à jour automatiquement à chaque actualisation de la jauge de carburant.
Cadre "Questions libres": On retrouve ici ce qui a été renseigné dans le Back Office. Si l’information est obligatoire, elle sera visible grâce à un astérisque rouge.
Le dernier encart présente la situation kilométrique et horaire du véhicule.
"Dernier Km": Le dernier kilométrage connu sera automatiquement inscrit ici.
"Date Dernier Km": Cette date se met à jour automatiquement lors de la modification du champ précédent.
"Origine Dernier Km": Cette information se met à jour en fonction de l’utilisateur.
"Km Moyen Jour" et "Km Moyen Mois ": Ces deux champs sont calculés automatiquement par le logiciel.
Les champs correspondants aux données Horaires ont le même fonctionnement. Ils sont réservés aux véhicules équipés de systèmes frigorifiques.
Onglet compléments
Cet onglet présente des informations utiles concernant le véhicule.
"Etat Véhicule”: La zone de saisie permet de noter l'état du véhicule.
"Date Etat Véhicule”: Ce champ n’est pas modifiable, il se met à jour automatiquement.
"Fournisseur": Nom du concessionnaire qui a fourni le véhicule.
"Référence Commande": Référence de la commande du véhicule.
"Prix Achat": Valeur d’achat du véhicule si elle a été convenue avec le fournisseur.
"Tva Achat": Montant de la TVA pour l’achat de ce véhicule.
"Date Achat": Sélectionner la date d’achat du véhicule.
"Km Achat": Par défaut, ce champ est automatiquement à 0. Si le véhicule est acheté d’occasion, il est nécessaire de renseigner ce champ avec le kilométrage réel au moment de l’achat.
"Prix Équipements”: Prix des équipements du véhicule si besoin.
"Tva Equipements ": Montant de la TVA pour les équipements de ce véhicule, si besoin.
"Prix Options": Prix des options du véhicule si besoin.
"Tva Options": Montant de la TVA pour les options de ce véhicule si besoin.
"Prix Catalogue": Si nécessaire, indiquer le prix du véhicule sur le catalogue du fournisseur.
"Prime de volume": Si la commande a bénéficié d’une prime de volume, entrer la valeur ici afin qu’elle soit prise en compte dans le bilan véhicule.
"Remise Complémentaire": Si une remise a été accordée lors de l’achat du véhicule (hors prime de volume), entrer la valeur ici afin qu’elle soit prise en compte dans le bilan véhicule.
"Date Fin de Garantie": Date de la fin de garantie du véhicule.
"Valeur Buyback": Saisir ici la valeur négociée au préalable pour le Buyback (rachat des véhicules par le vendeur).
"Km Buyback": Kilométrage du véhicule négocié au préalable pour le Buyback.
"Taux Financier": Taux bancaire accordé pour le financement si besoin.
"VO Prix": Saisir la valeur prévue pour la vente du véhicule d’occasion.
"VO Date": Sélectionner la date prévue de la vente du véhicule d’occasion.
"Prix Argus": Saisir la valeur de la cote Argus du véhicule.
"Date Argus ": Saisir la date de la cotation du véhicule à l’Argus.
"vente bloquée": Définir un état de vente pour le véhicule afin d'obtenir des avertissements lors de l'utilisation du véhicule (bloquants ou non bloquants).
‘’Vente véhicule’’ : ce bouton permet la confirmation de la création d'une fiche de vente véhicule.
"Libelle Vente": Inscrire ici le libellé de la vente correspondant à la facture émise.
"Date Vente ": Sélectionner la date effective de la vente du véhicule.
"Prix Vente ": Saisir le montant réel et effectif de la vente du véhicule.
"Assureur": Saisir ici le nom de l'assureur du véhicule. Cette information sera reprise lors de la création d'un dossier sinistre.
"Société Propriétaire" et "Agence propriétaire": Sélectionner dans ces 2 zones la société et l'agence à laquelle le véhicule est rattaché.
Onglet carte grise
Cet onglet permet de saisir les informations légales ainsi que la consommation du véhicule à titre indicatif.
Cadre "Détails": Recopier les informations se trouvant sur la carte grise du véhicule.
Cadre "Consommation": Indiquer la consommation moyenne du véhicule.
Onglet alertes
Cet onglet permet d’être alerté lorsqu’un entretien sur un véhicule doit être effectué.
La première étape consiste à rattacher le véhicule à une famille d'alerte en choisissant celle-ci dans la liste disponible. Une fois ce choix réalisé, le logiciel proposera de positionner les alertes précédemment définies et il sera possible de créer de nouvelles alertes, les modifier, les clôturer et les visualiser.
Pour créer une nouvelle alerte, choisir parmi les types proposés sachant qu’une alerte ne peut pas être doublée pour un véhicule. Par exemple : il ne peut y avoir qu’une seule alerte de Contrôle Technique active.
Pour sélectionner une alerte, cliquer sur la ligne (qui se colorera en orange) puis cliquer sur le bouton "Sélectionner" 
Une alerte est sélectionnée si la case est cochée dans la première colonne. Dans l’exemple ci-dessous 3 alertes seront ajoutées lors de la validation.
En cas de changement de famille, un message proposera de garder ou supprimer les alertes existantes ou d’annuler ce changement.
Une fois créée, l’alerte peut être modifiée. Pour cela, sélectionner l’alerte choisie et cliquer sur le bouton "Modifier" 
La fenêtre de modification (ci-dessus) permet de personnaliser l’alerte ainsi que la clôture de celle-ci. Une fois les modifications effectuées, cliquer sur "Valider" 
Onglet ventes
Cet onglet permet de consulter l’historique des factures de location et de ventes diverses pour ce véhicule.
Cliquer sur "Actualiser" pour afficher les données. En sélectionnant une facture, celle-ci s’ouvre dans un nouvel onglet.
Un export Excel de la liste des factures est possible via le bouton XLS.
Onglet achats
Dans cet onglet, consulter l'historique des entretiens effectués et saisis dans le logiciel par l'intermédiaire du menu ACHATS.
Pour afficher toutes les opérations, cliquer sur le bouton "Actualiser" 
Lors de la sélection d’un achat, un encart apparaît sous la liste des achats, permettant de consulter rapidement les informations du bon choisi.
Pour consulter le bon dans son intégralité, cliquer sur "Ouvrir" 
Onglet immo
Cet onglet de consultation permet de visualiser les immobilisations comptables liées à ce véhicule.
Onglet bilan
Cet onglet permet de visualiser un bilan chiffré de l'activité du véhicule (Total CA, total achats, total commissions...).
Pour afficher les données, cliquer sur le bouton "Actualiser" 
Il est possible de cibler une période particulière en choisissant une date et/ou une période.
Onglet historique
Cet onglet permet de consulter tout l'historique d’un véhicule (déplacements facturés ou non). Pour afficher la liste des actions liées à ce véhicule, la recherche doit être détaillée.
Il est possible de cibler une période en précisant les dates ainsi que rechercher des actions en particulier (Réservations, Devis ou Sinistres) et même d’afficher l’intégralité des actions en sélectionnant l’Historique.
En cliquant sur la ligne d’un résultat, une nouvelle fenêtre s’ouvrira sur le document lié à l’évènement.
Un export Excel de l’historique choisi est possible via le bouton XLS.
Onglet PV
Cet onglet permet de consulter les PV enregistrés pour ce véhicule.
Choisir des dates ou une période puis cliquer sur "Rechercher" pour afficher la liste des PV du client. Depuis cette interface, il est possible de :
|
Bouton "Créer" |
Créer une nouvelle contravention |
|
Bouton "Imprimer" |
Imprimer une lettre de dénonciation (pour la création d’un modèle de lettre, consulter hitech) |
|
Bouton "Bon de frais" |
Générer un bon de frais pour la facturation de ce PV |
|
Bouton "XLS" |
Exporter la liste des PV au format Excel. |
Onglet libre
Cette partie (vierge par défaut) est complètement personnalisable afin d’y faire apparaître des informations complémentaires souhaitées.
Le paramétrage est accessible depuis Backoffice → Données de références parc → Questions véhicules. L’équipe hitech peut également se charger de ce paramétrage.
Onglet notes
Comme ailleurs dans le logiciel, cet onglet permet de saisir des notes dans le champ libre. Lorsqu’une note est saisie, un point d’exclamation apparaît sur l’onglet.
Onglet documents
Il est possible d’intégrer un ou plusieurs documents à la fiche véhicule (carte grise, assurance…).
Cliquer sur "Sélectionner fichier" pour récupérer le fichier puis cliquer sur la flèche bleue 
pour l’enregistrer. Pour consulter un fichier, cliquer sur la flèche verte 
pour le télécharger.
Un clic sur la corbeille rouge 
permet de supprimer le document de myrentcar.
Attention : Si le document ne s’enregistre pas, vérifier :
- La taille du document (elle ne doit pas dépasser 2Mo ou Mb).
- Le nom du document (Le nom ne doit pas être trop long, renommer le document si nécessaire et recommencer l’opération).
Onglet équipement
Il est possible d’associer au véhicule un équipement préalablement créé (pour la création d’un équipement, consulter la documentation sur le module « équipements »).
Cliquer sur le bouton "+" pour rattacher un équipement existant à ce véhicule.
Il est également possible de créer directement une nouvelle fiche équipement en cliquant sur "Ajouter un équipement".
