Découvrez comment gérer et modifier la fiche d'une commande de véhicule sur myrentcar.
La fiche d’une commande est accessible en cliquant sur un des résultats de la liste ou en recherchant une commande en particulier sur votre système de location de voiture myrentcar.
S’il existe un seul résultat à la recherche effectuée, la fiche commande trouvée sera immédiatement affichée.
Une fois sur une fiche commande, un bandeau d’action apparaît en bas de la page.
Ce bouton permet d’enregistrer les modifications effectuées sur une fiche.
Ce bouton permet de retourner sur la liste des commandes.
Ce bouton permet de créer une nouvelle fiche commande.
Ce bouton permet de supprimer la fiche consultée.
Ce bouton permet d’annuler la commande.
Ce bouton permet d’imprimer la fiche consultée.
Lorsque la souris survole les icônes, la description de l’action apparaît rapidement.
Lors de la création d’une nouvelle fiche, certaines informations sont nécessaires et obligatoires. Pour l’initialisation de la fiche, la date, le type, la société et le fournisseur lié à la commande sont impératifs. Une fois la fiche créée, chaque champ obligatoire est marqué d’un astérisque rouge.
Si les champs nécessaires ne sont pas saisis, un message rappellera quelles sont les informations manquantes.
Une fiche est composée de différents onglets qui ne possèdent pas les mêmes informations. Naviguer entre ces onglets permet de saisir, visualiser ou modifier toutes les informations relatives à une commande.
Certains champs sont paramétrables grâce au Backoffice comme les questions libres par exemple.
Date : La date à laquelle la commande a été créée.
Statut : Le statut de la commande.
Référence : La référence de la commande.
Type : Le type de la commande (courte durée ou longue durée).
Société : La société liée à cette commande.
Fournisseur : Le fournisseur lié à cette commande.
Protocole : Le Protocole existant entre votre société et le fournisseur. Vous pouvez créer des protocoles dans le back office (écran « protocoles »). (voir 1.f Protocoles)
Date d’Annulation : La date à laquelle la commande a été annulée.
Motif d’Annulation : Le motif de l’annulation.
Onglet Lignes
Cet onglet permet d’accéder à la fiche de saisie des informations des véhicules que vous désirez commander. Cliquez sur 
pour ouvrir l’onglet « Type : Véhicule » et ajouter les informations de votre commande.
Marque : La marque de(s) véhicule(s) ou de l’équipement commandé.
Modèle : Le modèle de(s) véhicule(s) ou de l’équipement commandé.
Type : Le choix entre véhicule et équipement.
Date de livraison prévue : La date prévue de la livraison de votre commande.
Date de livraison réelle : La date à laquelle votre commande a été livrée.
Lieu de livraison : Le lieu de livraison de votre commande.
Quantité Prévue : La quantité commandée.
Quantité livrée : La quantité déjà livrée.
Accessoires et équipements : Les accessoires et équipements (champ texte libre)
Onglet Infos
Agence : L’agence émettrice de cette commande
Client : Le client liée à cette commande, par exemple, dans le cas d’une commande longue durée sur un véhicule spécifique.
Vignette écologique : Vignette anti-pollution.
Carrosserie : Type carrosserie (rubrique J. 2 de la carte grise).
Prix Carte Grise : Le prix de la carte grise pour le véhicule commandé.
Prix Bonus-Malus : Le prix du malus automobile pour le véhicule commandé.
Places Assises : Le nombre des places assises dans le véhicule commandé.
Date de Reprise : La date de reprise prévisionnelle du véhicule.
Carburant : Le type de carburant. (Les types de carburants devront être saisis au préalable dans le Backoffice).
Catégorie : La catégorie du véhicule. (Les catégories devront être saisies au préalable dans le Backoffice).
Type véhicule : Le type du véhicule est automatiquement attribué une fois que vous sélectionnez une catégorie.
Couleur Extérieur : La couleur extérieure du véhicule commandé.
Puissance : La puissance du véhicule commandé.
Taux CO2 : L’émission CO2 du véhicule commandé.
Taux Remise : La remise applicable sur la commande.
TVA : Le taux TVA applicable à cette commande. (La TVA doit être saisie au préalable dans le Backoffice).
Motorisation : La motorisation (rubrique D. 2 de la carte grise)
NombrePortes : Le nombre de portes du véhicule commandé.
Couleur Intérieur : La couleur d’intérieur du véhicule commandé.
Valeur Reprise Prévisionnelle : Le valeur de la reprise prévisionnelle.
Km Reprise : Le kilométrage auquel la reprise sera effectuée.
Onglet Options
Ici vous pouvez ajouter les options du véhicule commandé.
Notes : La quantité est appliquée à chaque véhicule commandé.
Par exemple, 5 sièges cuir pour 1 véhicule commandé.
Si la commande contient 2 véhicules, la quantité est multipliée par 2, 10 sièges en cuir au total.
Cliquez sur 
pour ajouter une option.
Ajoutez le libellé de votre option, la quantité, le prix unitaire, le taux de remise et sélectionnez la TVA. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur 
pour valider.
Pour annuler l’édition d’une option, cliquez sur 
.
Pour supprimer une option, une fois la ligne sélectionnée, cliquez sur 
.
Pour modifier une option existante, cliquez sur 
. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur 
pour valider les modifications.
Onglet Détails
Une fois votre commande basculée sur un statut « validée », vos véhicules seront automatiquement créés. Vous pouvez les consulter ici.
Les véhicules créés auront une date d'entrée identique à la date de livraison prévue et toutes les informations renseignées lorsque vous avez initié la commande :
Notes : Si vous souhaitez consulter les véhicules créés par votre commande validée, il sera éventuellement nécessaire de désactiver l'option "en parc", avant de rechercher (puisque vos véhicules pourraient théoriquement avoir une date d’entrée en parc dans le futur).
Onglet Questions
Comme sur les questions libres, on retrouve ici ce qui a été renseigné dans le Backoffice. Si l’information est obligatoire, elle sera identifiée par un astérisque rouge.
Questions libres
Cadre "Questions libres": Comme sur l’onglet Questions, on retrouve ici ce qui a été renseigné dans le Backoffice. Si l’information est obligatoire, elle sera identifiée par un astérisque rouge.
Onglet documents
C’est sur cet onglet qu’il est possible de consulter, ajouter ou supprimer les documents liés à la commande.
Pour ajouter un document, glissez et déposez le fichier dans l’encadré prévu à cet effet ou sélectionnez le fichier sur votre poste en utilisant le bouton 
.
Pour gérer un document, utilisez les boutons d'action en bout de la ligne du document voulu.
Ce bouton permet de télécharger le document pour le consulter.
Ce bouton permet d’importer le document dans myrentcar.
Ce bouton permet d’annuler l’import du document dans myrentcar.
Ce bouton permet de supprimer le document.
Attention : Si le document ne s’enregistre pas, vérifiez :
- La taille du document (elle ne doit pas dépasser 2 Mo ou Mb).
- Le nom du document (Le nom ne doit pas être trop long, renommez le document si nécessaire et recommencez l’opération).
Différents statuts
Les différents statuts que votre commande pourra avoir sont :
Initiée, validée, envoyée, annulée, partiellement livrée, livrée
Initiée
Quand vous créez une commande, le statut de cette commande sera par défaut « initiée » .
Une fois que votre commande est validée vous pourrez basculer le statut de votre commande en cliquant sur le statut de votre commande.
Exemple :
Validée
Une fois que la commande est validée et que vous avez changé le statut à « validée », les véhicules qui font partie de cette commande seront automatiquement créés. Vous pourrez les consulter sur l’onglet « LIGNES », sélectionnez la ligne que vous souhaitez consulter, cliquez sur modifier et consultez l’onglet « DETAILS ».
Une fois que votre commande est envoyée au fournisseur, vous pouvez changer le statut de votre commande en cliquant sur le statut de votre commande.
Envoyée
La commande a été envoyée au fournisseur et vous attendez la livraison.
Partiellement livrée
Le statut de votre commande change automatiquement en « partiellement livrée » ou livrée une fois que vous remplissez des dates de livraison réelles sur les véhicules.
Partiellement livrée : Certains véhicules appartenant à cette commande n'ont pas encore été livrés.
Livrée : Tous les véhicules appartenant à cette commande sont bien livrés.
Ajouter une date de livraison
Pour ajouter une date de livraison à certains ou tous les véhicules commandés, sélectionner la ligne de la commande concernée et cliquez sur « modifier ».
Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît, cliquez sur « Détails », puis ajoutez une date de Livraison pour le véhicule concerné.
Une fois que vous avez ajouté une date de livraison sur un véhicule, le statut de votre commande bascule sur « partiellement livrée » automatiquement.
Livrée
Si vous ajoutez une date de livraison à tous les véhicules d'une commande, le statut de la commande passera automatiquement à « livrée » et vous ne pourrez plus modifier cette commande.
