Découvrez comment gérer la fiche d'un fournisseur sur myrentcar.
La fiche d’un fournisseur est accessible en cliquant sur un des résultats de la liste ou en recherchant un fournisseur en particulier sur votre logiciel pour loueur de voiture myrentcar, notamment grâce à la recherche sur le raccourci.
Une fois sur une fiche fournisseur, un bandeau d’action apparaîtra en bas de la page.
Ce bouton permet d’enregistrer les modifications effectuées sur une fiche.
Ce bouton permet de retourner sur la liste des fournisseurs.
Ce bouton permet de créer une nouvelle fiche fournisseur.
Ce bouton permet de supprimer la fiche consultée.
Ce bouton permet d’ouvrir le menu lettrage.
Ce bouton permet de modifier le numéro.
Ce bouton permet d’accéder aux courriers de relances, de relevés de factures et extrait de compte du fournisseur ainsi de l’exporter l’extrait de compte en XLS ou Word.
Lorsque la souris survole les icônes, la description de l’action apparaît rapidement.
Lors de la création d’une nouvelle fiche, certaines informations sont nécessaires et obligatoires. Comme ailleurs dans le logiciel, ces champs sont marqués par un astérisque rouge. Si ces champs restent vides, un message s'affiche et empêchera l’enregistrement de cette fiche.
Les numéros de compte fournisseur dans myrentcar débutent toujours par la lettre F. La codification peut se faire de façon manuelle (l’agent qui crée la fiche décide du numéro), ou de façon automatique en fonction de la racine paramétrée dans l'Agence et de la longueur des comptes tiers donnée dans le paramétrage de la Comptabilité.
Ce paramétrage doit se faire dans le Backoffice.
L’encart situé au-dessus des onglets permet de visualiser rapidement les informations d’identification d’un fournisseur.
"Numéro" : C’est ici qu'apparaît le numéro du fournisseur ajouté lors de la création.
"Raccourci" : Saisir un texte libre permettant de retrouver plus aisément un fournisseur (si la recherche correspond au raccourci, la fiche sera immédiatement trouvée).
"Intitulé" : Saisir ou modifier le nom du fournisseur qui apparaîtra sur les différents états.
Les fiches fournisseurs sont composées de différents onglets qu’il faut parcourir pour pouvoir saisir, visualiser ou modifier les informations.
Onglet coordonnées
Tout comme pour les clients, cet onglet se compose de plusieurs cadres permettant de gérer les données d’identification et de contact du fournisseur.
"Civilité" : Choisir parmi les choix proposés dans la liste. Dans le cas d’un fournisseur, c’est le type Société qui sera le plus souvent utilisé.
"En compte" : Choisir Oui, Non ou Fermé. Ces champs sont indicatifs.
- Oui : S’il s'agit d'un fournisseur régulier.
- Non : S’il s'agit d'un fournisseur ponctuel.
- Fermé : Le compte reste mémorisé dans le logiciel, mais il disparaît de la liste des fournisseurs. Il ne sera plus possible de faire un achat chez ce fournisseur.
Cadre " Identifiants sociétés" : Saisir les informations professionnelles qui peuvent être utilisées sur différents documents si besoin.
Cadre "Adresse" : Saisir ici les coordonnées postales exactes du fournisseur soit : une adresse sur 1 ou 2 lignes, un code postal, une ville, un complément d’adresse et un pays.
Onglet complément
Cet onglet donne la possibilité de saisir des informations supplémentaires.
Cadre "Contact" : Les différents numéros de contact pourront être saisis ici au format souhaité (cf. exemple ci-dessus pour voir différents formats de numéros téléphoniques).
"Mail" : Saisir ici une adresse mail valide.
Cadre "Questions libres" : Cette partie regroupe les questions paramétrées au préalable dans le Backoffice. Comme ailleurs dans le logiciel les champs obligatoires sont marqués par un astérisque rouge.
Onglet compta
C’est ici que doivent être renseignées les données utiles au niveau comptable.
"Type Compte" : Il s’agit du traitement comptable du client. En règle générale, un compte client est du type Lettrable.
"Centralisé" : Pour avoir une édition comptable (grand-livre) avec les écritures détaillées laisser le bouton en position grisée. Si la centralisation est activée alors seul le cumul des lignes sera visible en impression.
"Regroupement" : Ce code permet de regrouper les comptes. Ceci permettra d'éditer des listes ou des résultats en fonction de ce code Regroupement via les éditions comptables (grand-livre, balance).
Le 1er caractère est la lettre R (obligatoire), le 2nd est généralement la classe du compte (ex : R1 pour la classe 1 comme le compte 101000).
On peut aussi créer des regroupements pour de comptes n'ayant pas la même racine comptable (ex : RCPART pour tous les clients particuliers).
Le positionnement du code regroupement RESULT sur tous les comptes de classe 6 et 7 permettra de consulter dans le plan comptable le résultat de la société.
(Le compte de regroupement est préalablement créé dans le plan comptable et le numéro débute obligatoirement par la lettre « R »)
"Collectif" : Indique le compte collectif du fournisseur. (Le compte collectif est préalablement créé dans le plan comptable et son type de compte sera indiqué « Collectif ».)
"Date Création " : Ce champ se remplira automatiquement à la création de la fiche.
Cette fenêtre donne accès aux écritures comptables liées au fournisseur. Il est possible de cibler la recherche avec différents critères (date, numéro de pièce, libellé, …) et de consulter le détail de la ligne en cliquant sur l’écriture voulue.
La liste des écritures peut être exportée avec le bouton 
"Délai de règlement " : Choisir le délai et le mode de règlement autorisé par le fournisseur. Cette liste est paramétrable dans le Backoffice.
: Activez ce bouton pour traiter automatiquement les paiements avec l’outil de constitution de règlements fournisseur (disponible avec le module optionnel de règlement). 
: Activez ce bouton pour permettre de regrouper les règlements des différents achats chez le fournisseur.
"Échéance Jours Crédit" : Préciser ici le nombre de jours de crédit accordés par le fournisseur.
: Activez ce bouton si le fournisseur souhaite être réglé en fin de mois.
"Échéance Jour fixe" : Indiquer ici le numéro du jour si le fournisseur souhaite être réglé à un jour fixe.
"RIB", "Domiciliation", "IBAN", "BIC" : Saisir les informations en fonction du type de règlement choisi. Dans ce cas, le fournisseur doit fournir un RIB sur lequel se trouvent toutes ces informations.
Cadre "Balance" : En cliquant sur le bouton 
Onglet cumul
Ceci est un onglet de consultation uniquement. En cliquant sur le bouton 
, le solde comptable réalisé avec ce fournisseur mois par mois est affiché.
Onglet achats
Cet onglet permet de consulter l’historique des achats effectués chez ce fournisseur s’ils ont été saisis dans le logiciel (matériel, prestation, …).
Pour afficher les données, cliquer sur 
Il est possible de faire une recherche par période en utilisant les champs ci-dessous.
Il est aussi possible de cibler la recherche en fonction du type d’achat.
Pour accéder à un bon d’achat, sélectionner une ligne puis cliquer sur 
Onglet notes
Comme ailleurs dans le logiciel, cet onglet permet de saisir des notes dans le champ libre. Si une note existe pour un client, l’onglet apparaîtra ainsi :
Onglet documents
Comme pour les clients, il est possible d’ajouter, consulter ou supprimer des documents pour les fournisseurs.
Pour ajouter un document, glisser et déposer le fichier dans l’encadré prévu à cet effet ou sélectionner le fichier sur votre poste en utilisant le bouton 
.
Pour gérer un document, utilisez les boutons d'action en bout de la ligne du document voulu.
Attention : Si le document ne s’enregistre pas, vérifier :
- La taille du document (elle ne doit pas dépasser 2Mo ou Mb).
- Le nom du document (Le nom ne doit pas être trop long, renommer le document si nécessaire et recommencer l’opération).
Types OP. Achats
Cet onglet permet de visualiser la liste des types d’opération d’achat et aussi d’ajouter en cliquant sur le bouton 
Onglet Contacts
Dans cet onglet, il est possible de consulter, d’ajouter ou de modifier les contacts rattachés à un fournisseur.
Pour ajouter un contact, cliquer sur 
Les contacts peuvent être inclus dans les envois de mails automatiques. En activant 
.
Une fois les modifications sur la fiche du contact terminées, il vous faudra « sauvegarder » en cliquant sur 