Les fonctionnalités suivantes permettent de gérer la tarification dans votre outil de location de véhicule myrentcar.
La tuile "Tarifs" du backoffice, donne accès à ces fonctionnalités.
Durées KM
Comme dans les autres sections de myrentcar, la gestion de cette grille s'effectue en utilisant les boutons situés en dessous. Lors de l'ajout d'une durée, il est nécessaire de remplir les différents champs dans chaque colonne.
"Tarif" : Cocher la case de la durée pour faire apparaître la colonne correspondante dans la grille des tarifs.
"Intitulé" : Saisir l’intitulé de la durée, celui-ci doit être explicite pour permettre une sélection et une compréhension rapide par l'utilisateur. Ex : "1 jour/100kms".
"Minimum jour" : Saisir le nombre minimum de jour de location pour bénéficier de ce tarif.
"Maximum jour" : Saisir le nombre maximum de jour de location pour bénéficier de ce tarif.
"Week end" : Cocher la case de la durée si le tarif doit être appliqué pour une location commençant le samedi ou le dimanche.
"Illimité" : Cocher la case de la durée si le tarif a un nombre illimité en nombre de kilomètres..
"Km inclus" : Saisir le nombre de kilomètres inclus durant la location.
"Type km inclus" : Sélectionner le type d’application des kilomètres, "jour" ou "forfait".
"Jour" : Le nombre de kilomètres sera multiplié par le nombre de jour de la location.
"Forfait" : Le nombre de kilomètres est un forfait pour toute la durée de la location.
"Km inclus jour supp" : Saisir le nombre de kilomètres inclus par jour supplémentaire.
"Origine contrat" et "Origine facture" : Sélectionner l’origine du document à utiliser lors de l’impression.
"Client" : Sélectionner ce critère pour utiliser le document précisé sur la fiche client (cf. Documentation correspondante).
"Modèle" : Sélectionner ce critère pour imprimer le modèle de base.
"Type véhicule" : Sélectionner ce critère pour utiliser le document précisé lors du paramétrage du type de véhicule (cf. Documentation correspondante).
"Sélection Manuelle" : Sélectionner ce critère pour que l’agent choisisse son modèle lors de l’impression du document.
"Modèle Contrat" et "Modèle Facture" : En fonction du paramétrage, il est possible d’avoir plusieurs modèles de documents. Si c’est le cas, sélectionnez le modèle du document à imprimer pour cette durée.
"Début" et "Fin" : Saisir ou sélectionner la date de début/fin de la durée. Ces champs sont à titre indicatif.
La grille présente des colonnes pour chaque durée cochée. Ainsi, les durées sélectionnées sur la capture précédente sont apparues sous forme de colonnes sur la grille du tarif.
Une fois les colonnes affichées, il faut saisir le tarif immédiatement, même à 0 dans un premier temps et enregistrer régulièrement.
En effet, si une colonne ne possède pas de tarif quand on quitte cette page, celle-ci sera supprimée automatiquement pour ne pas surcharger la grille du tarif.
Prix tarif
Il est possible de saisir des prix communs à toute la grille de tarif, peu importe la durée et la catégorie. Pour cela, cliquer sur « prix tarif ».
Cliquer sur le bouton "+" pour ajouter une des prestations préalablement paramétrées.
Dans cet exemple, les prestations de LIVRAISON et RETOUR seront ajoutées à l’ensemble de la grille de tarif concernée (toutes catégories et durées confondues).
Lors d’un clic dans une durée, les prix tarifs apparaissent en tant que lignes grisées : il n’est pas possible de les modifier dans cet écran. Il faudra passer par le menu « Prix Tarifs ». Ceci permet de simplifier les modifications de ces prix en cas d’évolutions tarifaires.
A noter : dans l’écran des « Prix catégories », les lignes de « Prix tarifs » sont également visibles mais grisées.
Lors d’un clic dans une durée, plusieurs lignes de prestations sont visibles. Les lignes blanches ont été saisies dans ce croisement Catégorie/Durée. Mais les lignes grises peuvent provenir soit des Prix Catégories, soit des Prix Durées.
Prix catégories
Myrentcar offre la possibilité de saisir des prestations dont le prix est commun à une catégorie, peu importe la durée de la location.
On utilise généralement cette section pour le coût du kilométrage supplémentaire ainsi que le prix des franchises, par exemple.
Pour cela, cliquer sur le bouton de la case au croisement de la catégorie voulue et de la colonne « Prix catégorie ». Cette action affichera la fenêtre de gestion des prix communs à la catégorie choisie.
Dans cet exemple, le prix du km supplémentaire et des franchises est commun à l’ensemble de la catégorie A pour la grille de tarif concernée.
Lors d’un clic dans une durée, les prix catégories apparaissent en tant que lignes grisées : il n’est pas possible de les modifier dans cet écran. Il faudra passer par le menu « Prix catégories ». Ceci permet de simplifier les modifications de ces prix en cas d’évolutions tarifaires.
Fonction Export/Import Excel
Les grilles de tarifs myrentcar peuvent être exportées sous Excel pour être modifiées de manière plus simple, puis réimportées.
Les boutons d’actions "Exporter les prix" et "Importer les prix" au bas des grilles permettent d’une part l’export de la grille sous Excel, puis le réimport après modification.
En premier lieu, exporter la grille via le bouton dédié.
On obtient ainsi un fichier Excel de ce type dans le dossier Téléchargements du poste.
Cette grille exportée correspond par exemple au tarif PUBLIC 2025. Il conviendra de modifier si nécessaire uniquement la colonne E qui contient les prix en HT, puis de la réimporter.
Le tarif PUBLIC 2025 sera alors modifié en conséquence.
Attention : Ceci ne peut être appliqué qu’à des modifications de grilles déjà construites, non des créations. L’export d’une grille précise ne pouvant entrainer qu’une modification de cette même grille.
De même, il n’est pas possible via cet outil de supprimer/ajouter des prestations ou durées.
Il est également possible du dupliquer au préalable la grille de tarif, par le bouton de duplication au bas de la grille. Puis de l’exporter, la modifier sous Excel, et le réimporter.