Découvrez comment gérer un avoir sur les contrats de location courte durée depuis myrentcar.
Légalement, il est interdit de supprimer, d’annuler ou de modifier une facture. Cependant, si le montant d’une facture est erroné, ou qu’un dossier a été facturé par erreur ou que l’agence souhaite effectuer une remise commerciale, la solution de location de voiture myrentcar propose plusieurs façons de prendre en compte un avoir sur facture.
Cette documentation a pour but d’expliquer la gestion de ces avoirs sur les contrats de Courte Durée et présente les différentes manières de créer un avoir, de refacturer un dossier et de consulter la facture d’un avoir.
Transformer une facture en avoir
Cette transformation permet de reprendre les informations de la facture automatiquement. Elle peut être réalisée à partir de la consultation d’une facture ou à partir du planning.
Depuis le planning
Pour cette manipulation, une fois sur le planning, sélectionner une facture puis cliquer sur le bouton 
. Myrentcar ouvre alors la fiche de l’avoir qu’il faut vérifier. Cela permet d’effectuer les modifications si nécessaire, de valider et de facturer le document.
Une fois l’avoir validé et facturé, les deux factures apparaissent sur la même ligne.
La facture d’un avoir est précédée par des signes négatif « --- ». Sur la capture précédente, le premier document est la facture d’origine et le second est la facture d’avoir.
Depuis la consultation d’une facture
Lors de la consultation d’une facture, il est possible de transformer celle-ci en Avoir. Pour cela, utiliser le bouton de transformation situé dans la barre d’action de la facture.
Cette action ouvre une fenêtre permettant de choisir le document créé (Avoir, Contrat, Autre Contrat), sélectionner l’Avoir, vérifier les montants et facturer le document en utilisant le bouton de facturation situé sur la barre d’actions 
Si l’avoir est créée car la facture est erronée, cette action implique une refacturation.
Refacturer manuellement
Pour refaire une facture correcte, accéder à la facture d’origine et transformer celle-ci en cliquant sur le même bouton que pour transformer la facture en avoir (voir ci-dessus) et choisir de transformer cette facture en contrat.
Une fois le contrat créé, vérifier toutes les données et facturer ce nouveau contrat (cf. documentation correspondante pour plus de détails).
Une manipulation permet de faire l’étape de création/facturation d’avoir avec création d’un nouveau contrat de façon plus rapide.
Créer un avoir avec refacturation automatique
Lors de la consultation de la facture erronée, il est possible, à l’aide d’un seul bouton, de :
- Créer un Avoir,
- Facturer l’Avoir créé,
- Créer un nouveau contrat à partir de la facture d’origine.
Pour cela, cliquer sur le bouton d’Avoir avec refacturation présenté ci-dessous.
Cette action affiche une fenêtre permettant de récapituler les informations du contrat facturé (partie "Contrat d’origine") et de préparer la création de l’avoir (partie "Avoir sur la facture" et "Motif d’avoir").
"Motif" : Sélectionner le motif de l’avoir. Il est possible de paramétrer la liste de sélection du motif d’avoir dans le Backoffice.
"Description" : Saisir une description pour détailler la raison de la création d’un avoir sur cette facture.
Pour confirmer la création de l’avoir, le facturer et créer le nouveau contrat, saisir les informations nécessaires (« Motif d’avoir » et « Utilisateur ») et cliquer sur 
Attention : Une fois la facture d’avoir éditée, il est impossible de modifier les données de celle-ci, l’avoir est créé sur le montant total de la facture d’origine et il est automatiquement facturé.
Après facturation d’un avoir, le nouveau contrat est affiché. Il est ainsi possible de le modifier en fonction des besoins. Une fois le contrat complété et vérifié, facturer le contrat (cf. Documentation correspondante).
Créer un avoir ex nihilo
Il est possible de créer un avoir vierge, cependant, il est obligatoire de saisir certaines informations. La création d’un avoir à partir d’une facture existante permet de récupérer ses informations automatiquement.
Pour créer un avoir vierge, aller sur la liste des avoirs de Courte Durée et cliquer sur 
.
Remplir les champs indispensables à la validation d’un avoir, soit : les dates, le client, le véhicule, le tarif et l’utilisateur. S’il manque une information, myrentcar affichera un message avec les champs manquants.
Une fois enregistré, cet avoir pourra être retrouvé dans la liste des avoirs non facturés.
Consulter une facture d’avoir
Que la facture soit celle d’un contrat ou celle d’un avoir, elle peut être retrouvée sur l’écran des factures. Accéder à cet écran via le Dashboard et lancer une recherche.
Sur la capture ci-dessus, les deux lignes correspondent à une facture de contrat et une facture d’avoir. La colonne « Avoir » permet de repérer rapidement les factures d’avoir. De plus, les totaux de ce type de facture sont négatifs.
Pour consulter une facture d’avoir, cliquer sur la ligne voulue. Comme pour toutes les factures, aucun champ n’est modifiable. Contrairement aux factures de contrat, les deux derniers boutons de la barre d’action, permettant de transformer la facture en avoir, sont inaccessibles.
Il est possible d’imprimer ou d’envoyer la facture d’avoir par mail à l’aide des boutons d’actions correspondants.