Découvrez comment gérer vos dossiers de location longue durée (LD) sur myrentcar.
Dans le logiciel de leasing de voiture myrentcar, les dossiers Longue Durée permettent de gérer des locations de véhicules de Moyenne Durée (entre 3 et 6 mois) et de Longue Durée (plus de 6 mois) de façon simple et complète.
Cette documentation a pour but d’expliquer la gestion basique d’un dossier LD. D’autres documentations sont disponibles pour gérer la facturation et les budgets par exemple.
L'écran liste des dossiers LD permet de voir rapidement la liste complète des dossiers LD de l’agence.
Lors de l’accès à cet écran, le tableau apparaît par défaut vide et présente le message suivant « Pas de données à afficher ». Pour afficher les dossiers LD, il est nécessaire de faire une recherche.
Voir tous les dossiers LD
Pour afficher tous les dossiers, cliquer sur le bouton 
.
Il n’est plus nécessaire de charger pour voire tout la liste, utilisez le menue déroulant de votre souris pour voir la suite de la liste
Rechercher un ou plusieurs dossiers
La recherche peut être réduite en tapant un critère dans le champ prévu à cet effet puis en cliquant sur le bouton .
Cette recherche cible les termes contenus dans le champ de recherche et affiche les résultats si ce terme apparaît dans une colonne, peu importe la colonne ou la place du terme dans la donnée.
S’il n’y a qu’un seul résultat à la recherche, myrentcar ouvrira directement le dossier correspondant.
Par exemple, il est possible de filtrer la liste des dossiers LD en fonction d’un critère en particulier, comme l’intitulé du client par exemple.
En cas de recherche sur 1 ou 2 lettres ou chiffres, les résultats qui contiennent votre critère peuvent être nombreux. Il est possible que ce ne soit pas assez précis, dans ce cas, la recherche doit être mieux définie ou le client devra être trouvé sur une autre page de résultats.
Rechercher les dossiers courants
Contrairement à la recherche précédente qui donne l’intégralité des dossiers, il est possible d’avoir une vision des dossiers qui sont en cours uniquement, soit les dossiers non clôturés. Pour cela, utilisez le bouton correspondant avant de faire votre recherche.
: Ce bouton permet de cibler la recherche sur les dossiers en cours au moment de la demande.
Rechercher les dossiers erronés
Il est possible qu’un dossier soit considéré comme erroné et qu’il ne puisse pas être facturé. La recherche permet d’afficher ces dossiers pour les traiter et les rendre valides.
Un dossier est considéré en erreur lorsqu’un problème est détecté sur les lignes de prestations de l’onglet « Détails ». Ainsi la recherche affichera les dossiers suivants :
- Le dossier ne possède aucune ligne de prestation.
- Le dossier possède une ou plusieurs lignes de prestation sans prix.
- Le dossier possède une seule ligne de prestation de type L (type préalablement paramétré et visible lors du choix de la prestation) dont la case Suppression est cochée. Ainsi, l’exemple suivant créera une erreur :
Trier la liste des dossiers LD
Comme ailleurs dans myrentcar, il est possible de modifier l’affichage de la liste en triant le tableau sur une colonne. Pour cela, une fois la colonne choisie, cliquez sur l’entête de celle-ci pour un tri ascendant et cliquez de nouveau sur cette entête pour un tri descendant. Une flèche permettra de voir le tri appliqué.
Exporter la liste des dossiers LD
Une fois le tableau mis en forme, il est possible d’exporter la liste des clients sous forme de tableur en cliquant sur le bouton 
Ce tableau se construit en fonction de la liste affichée, si le total des dossiers dépasse ce nombre, afficher la liste complète avant d’exporter celle-ci (cf. ci-dessus).
Créer un nouveau dossier Longue Durée
Myrentcar offre plusieurs possibilités pour la création d’un dossier Longue Durée :
- Soit à partir de la présente liste en cliquant sur le bouton
- Soit à partir d’un dossier Longue Durée existant (par utilisation des boutons d’actions).
Cette documentation présente les solutions possibles à partir du module Longue Durée (liste ou fiche).