Découvrez comment gérer les réservations de vos locations courte durée sur myrentcar.
Une réservation est accessible en cliquant sur un des résultats de la liste ou en recherchant une réservation en particulier, notamment grâce à la recherche sur le numéro de réservation depuis votre logiciel de location de voiture myrentcar.
Une fois sur la réservation, un bandeau d’action apparaîtra en bas de la page. Lorsque la souris survole les icônes, la description de l’action apparaît rapidement.
Ce bouton permet d’enregistrer les modifications effectuées sur la réservation.
Ce bouton permet de retourner sur la liste des réservations.
Ce bouton permet de créer une nouvelle réservation.
Ce bouton permet d’imprimer la réservation, une fenêtre de prévisualisation permet de vérifier le document.
Ce bouton permet d’envoyer la réservation par mail au client.
Ce bouton permet de transformer une réservation en un document (contrat Courte Durée ou autre contrat) ou de dupliquer la réservation.
Attention : Il est impossible de supprimer une réservation. Pour annuler la réservation, voir la manipulation dans la section « Départ » de cette documentation.
Entête : Détails et Total de la réservation
L’entête est divisée en deux cadres contenant les informations de base. Il sera visible quel que soit l’onglet sélectionné.
Comme pour les devis, le premier cadre "Détails" présente les informations principales de la réservation. Il permet de connaître d’un seul regard le client et le véhicule ou la catégorie de celui-ci ainsi que le modèle comptable utilisé.
"Choix Client" : Ce champ permet de consulter ou modifier le client de la réservation. Pour modifier le client de la réservation, cliquer sur 
"Intitulé" : Une fois le client sélectionné, ce champ est automatiquement renseigné avec l’intitulé du client. Il est possible de modifier ce champ selon les besoins.
"Référence Commande" : Si besoin, saisir le numéro de la commande liée à la réservation.
"Véhicule" : Comme pour le client, ce champ permet de consulter ou modifier le véhicule choisi lors de la création de la réservation.
Pour sélectionner un autre véhicule, cliquer sur 
Il est possible que myrentcar indique un message d’erreur (utilisation du véhicule sur un contrat sans retour ou alerte bloquante), vérifier alors le document ou le type d’alerte du véhicule choisi.
Une fois le véhicule choisi, cliquez sur le nom du champ pour ouvrir la fiche du véhicule dans un nouvel onglet du navigateur.
"Catégorie" : Sélectionner une des catégories préalablement paramétrées. Si un véhicule est sélectionné, ce champ sera automatiquement renseigné.
"Type Véhicule" : Ce champ sera automatiquement renseigné si la catégorie ou le véhicule est indiqué.
"Immat" : Une fois le véhicule sélectionné, ce champ sera automatiquement renseigné avec l’immatriculation du véhicule choisi.
"Marque et type" : Ce champ sera automatiquement renseigné si le véhicule est indiqué.
"Modèle Compta" : Sélectionner le modèle voulu. Ce champ est rempli par défaut avec le modèle de l’agence connectée en fonction du paramétrage préalable.
Le second cadre de l’entête, "Total réservation" indique les données essentielles à la réservation, comme le nom de l’agence, le numéro du document et la somme des prestations enregistrées.
La première ligne d’information de ce cadre contient, en haut à gauche, le nom de l’agence dans laquelle la réservation est faite.
"Numéro" : Le numéro de réservation est automatiquement renseigné. Il est aussi rappelé dans le titre de l’écran.
"Origine Réservation" : Ce numéro est automatiquement renseigné si la réservation provient de la transformation d’un autre document.
: Ce bouton est à titre indicatif. Si la réservation concerne un renouvellement de contrat de Courte Durée, indiquez cette information en cliquant sur ce bouton.
La seconde ligne concerne les informations de prix et est divisée en deux onglets : pour le client et pour la Prise En Charge. Chaque onglet présente les informations suivantes :
"Intitulé" : Ces champs sont automatiquement renseignés avec, en fonction de l’onglet sélectionné, l’intitulé du client ou celui de l’organisme de PEC, ils sont modifiables si besoin.
"Total HT" et "Total TTC" : Ces champs sont automatiquement calculés en fonction du tarif et des prestations sélectionnées lors de la création de la réservation.
"Restant Dû Client" et "Restant Dû PEC" : Ces champs ne sont pas modifiables. En fonction des règlements saisis sur l’onglet correspondant, ces champs seront automatiquement mis à jour.
Onglet Départ (Dates)
Cet onglet regroupe les dates permettant la gestion de la réservation.
Lors de la création, cet onglet est nommé "Dates" et permet de saisir les informations temporelles ainsi que les informations de PEC (Prise En Charge).
"Date Départ" : Saisir la date de départ voulue ou utiliser le calendrier pour sélectionner une date de départ. Modifier l’heure si besoin.
"Agence Départ" : Sélectionner l’agence de départ parmi la liste des agences préalablement paramétrée.
"Informations Départ " : Si besoin, ajouter une précision à prendre en compte pour le départ.
"Kilométrage Estimé" : Si besoin, saisir le nombre de kilomètres prévus durant la location.
"Date Retour Prévue" : Saisir la date de retour prévue ou utiliser le calendrier pour sélectionner une date de retour prévue. Préciser l’heure si besoin.
"Agence Retour Prévue" : Sélectionner l’agence de retour prévue parmi la liste des agences préalablement paramétrées.
"Informations Retour Prévues" : Si besoin, ajouter une précision à prendre en compte pour le retour.
"Utilisateur Départ" : Saisir le mot de passe de l’agent connecté ou cliquer sur
"Date Annulation" : Ce champ n’est pas modifiable, il sera automatiquement rempli avec la date du jour lors de l’annulation.
"Motif Annulation" : Ce champ n’est pas modifiable, il sera automatiquement rempli avec le motif saisi lors de l’annulation.
Une fois annulée, il est possible de retrouver la réservation sur la liste (voir ci-dessus pour rechercher les réservations par type ou par numéro de document) et de faire état des réservations annulées. En revanche, il est impossible de modifier ou de transformer une réservation annulée.
Onglet Véhicule
Cet onglet permet de retrouver les informations supplémentaires concernant le véhicule s’il est sélectionné. Cet onglet est le même lors de la création et de la consultation de la réservation.
Toute modification à ce niveau ne sera valable que pour ce dossier.
Le premier cadre présente les informations complémentaires de base du véhicule sélectionné.
"Référence contrat LD" : Si besoin, ajouter le dossier Longue Durée à lier en vue de la transformation de la réservation en « Autre Contrat ». Ce champ est à titre indicatif.
"Agence Propriétaire" : Ce champ est automatiquement renseigné avec le nom de l’agence qui possède le véhicule sélectionné.
"Carburant" : Ce champ est automatiquement renseigné avec le type de carburant sélectionné pour le véhicule choisi.
"Etat Véhicule" : Ce champ est automatiquement renseigné avec le dernier état saisi manuellement sur la fiche du véhicule choisi.
Le second cadre contient les « Questions libres » de la fiche véhicule. Si le véhicule est renseigné sur la réservation, les champs seront automatiquement remplis.
Onglet Client
Cet onglet permet de consulter, modifier ou préciser les informations du client choisi lors de la création de la réservation.
Les informations du premier onglet « Compte » correspondent à l’onglet « Coordonnées » de la fiche client (cf. Documentation Client pour plus de précisions).
Sur l’onglet « Complément » ce sont les informations des « Questions libres » de la fiche client qui sont automatiquement renseignées.
Onglet Conducteur
Cet onglet est présent uniquement lors de la consultation de la réservation. Il permet de renseigner le conducteur du véhicule durant la location. Comme pour le devis, cette information n’est pas obligatoire sur la réservation, elle est donc à titre indicative et facultative.
Pour ajouter un conducteur déjà créé sur une fiche client cliquer sur
Cela ouvre une fenêtre de recherche, saisir le nom du conducteur ou le code client voulu dans le champ de recherche puis cliquer sur le bouton
Sélectionner le conducteur dans la liste pour l’inscrire sur la réservation.
Si le conducteur recherché n’est pas trouvé, myrentcar proposera de créer le nouveau conducteur qui sera affilié au client sélectionné.
Dans le cas où la fiche client est créée en même temps que la réservation, il est possible de copier les informations du client pour créer et renseigner le conducteur sur ce contrat. Pour cela, cliquer sur le bouton 
Onglet PEC et Tarif PEC
Ces onglets permettent de préciser les détails de la Prise En Charge si besoin.
Onglet Tarif
Cet onglet permet de gérer le tarif appliqué et les prestations liées à la location.
"Tarif de base" : Sélectionner un des tarif préalablement paramétré pour votre profil.
"Catégorie tarif" : Sélectionner la catégorie du tarif en fonction de la catégorie du véhicule. Ce champ est automatiquement rempli lors de la sélection du tarif.
"Durée tarif" : Ce champ est automatiquement renseigné avec la durée du tarif en fonction de la durée de la location et du tarif sélectionné.
"Remise" : Si besoin, saisir un pourcentage de remise à appliquer. Le tarif sera automatiquement calculé et les totaux seront mis à jour.
"Ajuste Km Inclus" : Si besoin, saisir le nombre de Km à ajouter au total de Km inclus. Ce nombre de Km ne sera pas facturé.
"Jours Base" : Ce champ est automatiquement calculé en fonction des dates de départ et de retour. Il correspond à la durée de la location.
"Jours supplémentaires" : Si besoin saisir le nombre de jours supplémentaires à facturer.
"Km Facture" : Si besoin, saisir le nombre de Km supplémentaires à facturer au prix correspondant.
"Hr Facture" : Si besoin, saisir le nombre d’heures supplémentaires à facturer au prix correspondant.
"Km Inclus Total" : Ce champ est automatiquement calculé en fonction du tarif et du nombre de Km à ajuster.
La grille de prestations permet de sélectionner ou d’ajouter des prestations à appliquer à la réservation. Pour gérer ces prestations utiliser les boutons de gestion situés sous la grille. Comme ailleurs dans myrentcar, une indication de l’action apparaît lors du survol de la souris.
Pour saisir les différents champs disponibles, choisir une valeur dans les listes préalablement paramétrées dans le Backoffice ou saisir les champs nécessaires.
Une ligne de prestation est appliquée sur la réservation lorsque la case dans la colonne « Souscription » est cochée.
Onglet Questions Libres
Comme lors de la consultation d’une réservation enregistrée, cet onglet permet de saisir des informations supplémentaires si celles-ci sont préalablement paramétrées.
En général, cet onglet permet de saisir les informations d’un 3ème conducteur éventuel. Cependant, étant donné qu’aucun conducteur n’est obligatoire pour valider une réservation, cet onglet est purement à titre informatif.
Onglet Commentaires
Cet onglet permet de saisir un commentaire à faire apparaître sur la réservation. Lors de l’impression du document, un cadre « Remarques » sera ajouté pour faire apparaître les commentaires saisis dans le champ de texte libre.
Onglet Notes
Cet onglet permet de saisir des notes internes dans le champ libre. Ces notes sont à destination des membres d’une même société uniquement contrairement aux commentaires qui sont destinés à être imprimés pour le client.
En fonction du paramétrage de l’écran, il est possible de visualiser la présence d’une note directement sur l’onglet qui apparaît ainsi : 
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Onglet Documents
Comme ailleurs dans myrentcar, il est possible d’ajouter, consulter ou supprimer des documents pour les réservations, comme par exemple la copie du permis du conducteur.
Pour ajouter un document, glisser et déposer le fichier dans l’encadré prévu à cet effet ou sélectionner le fichier sur votre poste en utilisant le bouton 
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Pour gérer un document, utilisez les boutons d'action en bout de la ligne du document voulu.
Attention : Si le document ne s’enregistre pas, vérifier :
- La taille du document (elle ne doit pas dépasser 2 Mo ou Mb).
- Le nom du document (Le nom ne doit pas être trop long, renommer le document si nécessaire et recommencer l’opération).
Onglet Règlements
Cet onglet permet de gérer les paiements liés à la réservation.
Comme pour l’onglet Tarif, la gestion des règlements se fait à l’aide des boutons d’actions situés sous le tableau des règlements. Les actions sont les mêmes et elles s’affichent lors du survol des boutons.
Attention : Une fois la sauvegarde de la réservation effectuée, selon les paramètres des modes règlements, une écriture comptable peut-être créée pour chaque ligne de type « Règlement » . pour les lignes de type « Garantie », il n’existera jamais d’écriture comptable associée. Il sera alors impossible de supprimer un règlement, la ligne correspondante sera grisée (cf. capture ci-dessus). Pour annuler une écriture comptable, passer une nouvelle ligne négative.
"Type règlement" : Sélectionner le type de règlement en fonction de vos besoins.
"Mode règlement" : Sélectionner le mode de paiement utilisé. Ces modes sont paramétrables dans le Backoffice.
"Libellé" : Le mode de paiement est automatiquement inscrit dans le libellé, pour personnaliser ce libellé, modifié celui-ci en fonction de vos besoins.
"Montant" : Saisir le montant du règlement.
"Date" et "Date d’échéance" : La date du jour sera automatiquement renseignée dans ces deux champs. Si besoin, il est possible de modifier ces dates.
"Agence" et "Agent" : Ces champs seront automatiquement remplis avec l’intitulé de l’agence sélectionnée et le nom de l’agent Utilisateur. Il est possible de les modifier.
"Client" : L’intitulé du client sera automatiquement reporté sur chaque nouvelle ligne de règlement.
En fonction du mode de règlement de la garantie, il est possible de saisir des informations supplémentaires.
"Numéro Autorisation VISA" : Si besoin, saisir le numéro d’autorisation du prélèvement.
"Date Fin Validité Auto" : Saisir la date de fin de validité de cette autorisation de prélèvement ou utiliser le calendrier pour sélectionner cette date.
Onglet Signature
Cet onglet permet d’afficher la liste des signatures effectuée sur les documents et envoyé par mail.