Découvrez comment gérer vos bons d'achat sur myrentcar.
Un bon d’achat est accessible en cliquant sur un des résultats de la liste des achats ou en recherchant un bon en particulier sur votre appli de gestion de location de véhicule myrentcar.
Une fois sur le bon, un bandeau d’action apparaîtra en bas de la page.
Ce bouton permet d’enregistrer les modifications effectuées sur un bon d’achat.
Ce bouton permet de retourner sur la liste des bons d’achats.
Ce bouton permet de créer un nouveau bon d’achat.
Ce bouton permet d’imprimer un bon d’achat en sélectionnant un modèle par défaut ou un modèle préalablement paramétré. S’il existe uniquement un modèle pour les bons d’achats, celui-ci sera automatiquement ouvert.
Ce bouton permet d’envoyer le bon d’achat par mail.
Ce bouton permet de créer un nouveau bon d’achat en dupliquant le bon d’achat consulté. Lors de cette action, une fenêtre permet de sélectionner le nombre de copies, l’utilisateur et la date de référence.
Ce bouton permet de supprimer le bon d’achat consulté.
Lorsque la souris survole les icônes, la description de l’action apparaît rapidement.
Informations générales
Les premières informations à renseigner pour valider un bon d’achat sont identiques pour les achats internes et externes.
"Numéro" : C’est ici qu'apparaît le numéro du bon, il est attribué automatiquement lors de la création.
"Date d’origine" : Cette date sera automatiquement initialisée avec la date du jour. Il est possible de saisir une autre date.
"Commande d’origine" et "Estimation" : Dans le cas où le bon d’achat est créé à partir d’un bon de commande, le numéro de ce dernier ainsi que le coût estimé (s’il a été renseigné) seront automatiquement ajoutés.
"Type d’achat" : Sélectionner un type d’achat parmi la liste préalablement paramétrée dans le Backoffice. Ces types ont une incidence comptable (chaque type peut être déversé dans un journal spécifique) et statistique.
"Libellé d’achat" : Selon le type d’achat sélectionné, un libellé s’inscrit automatiquement. Il est possible de le modifier pour le personnaliser en fonction des besoins.
"Total HT" et "Total TTC" : Ces champs sont automatiquement remplis en fonction du détail saisi (si le bon concerne plusieurs articles ces totaux sont calculés).
"Agence" : Ce champ est rempli automatiquement en fonction de l’agence sélectionnée lors de la connexion. Il est possible de créer des bons d’achats pour d’autres agences, dans ce cas, sélectionner l’agence voulue.
"Utilisateur" : Saisir ici le mot de passe de l’utilisateur qui crée le bon d’achat. Si le bon est créé par un autre utilisateur, il est possible de saisir l’identifiant et le mot de passe de celui-ci.
Cadre Compta des bons d’achats externes
Dans le cas d’un Bon d’Achat Externe uniquement, le cadre ci-dessous sera présent et devra être rempli.
"Fournisseur" : Saisir ici le code du fournisseur ou faire une recherche en cliquant sur 
"Intitulé" : Ce champ est non modifiable. Il se mettra à jour automatiquement lorsqu’un fournisseur aura été sélectionné.
"Modèle de compta" : Par défaut, le modèle de l’agence est proposé. Il est possible de sélectionner un des modèles de comptabilité de la liste. Cette liste est paramétrable dans le Backoffice.
"Comptabilisation" : Ce champ permet de préciser si le bon doit être converti en écriture comptable lors du transfert.
- "Non" : Sélectionner ce critère pour ne pas prendre en compte ce bon d’achat en comptabilité.
- "A comptabiliser" : Sélectionner ce critère pour proposer ce bon lors du prochain transfert comptable (cf. Documentation correspondante).
Lors de la consultation d’un bon déjà pris en compte par le transfert comptable, cette zone sera inaccessible et positionnée sur "Comptabilisé".
"Date comptable" : Saisir la date de la facture du fournisseur.
"Libellé comptable" : Saisir ici le libellé comptable de la facture fournisseur.
"Numéro de facture" : Saisir le numéro de la facture du fournisseur.
Cadre documents
Cet encadré permet de lier les documents pour la refacturation principalement. Il permet de rattacher un document saisi sur myrentcar à un bon d’achat Interne ou Externe.
Pour trouver le document voulu, cliquer sur 
"Refacturer" : Si besoin sélectionner l’entité à refacturer dans la liste proposée. Sinon laisser sur "Non".
"Refacturation libellé" : Saisir le libellé qui sera utilisé lors de la refacturation.
Onglet détails
Cette partie est importante car elle permet de préciser l’objet des commandes. Les lignes seront numérotées par ordre de création.
Pour gérer ces opérations, utiliser les boutons d’actions situés sous le tableau d’opérations.
Comme ailleurs dans myrentcar, une indication de l’action apparaît lors du survol de la souris.
Les alertes de budget doivent être paramétrées préalablement dans le Backoffice. Pour la gestion des budgets sur les dossiers Longue Durée, se référer à la documentation correspondante.
"Opération" : Sélectionner le type d’opération voulu. Ces opérations sont paramétrables dans le Backoffice.
"Libellé" : Ce champ est automatiquement rempli après sélection du type d’opération, il est possible de le modifier si besoin.
"Quantité" : Saisir la quantité d’opération du même type. Par exemple, pour une opération de main d’œuvre, saisir le nombre d’heures.
"HT" et "TTC" : Saisir un montant HT ou TTC et le second sera automatiquement calculé. Saisir le prix unitaire d’une opération, le prix total sera automatiquement calculé en fonction de la quantité.
"Remise" : Saisir le pourcentage de remise accordé.
"Véhicule" : Saisir la plaque d’immatriculation du véhicule ou rechercher un véhicule dans la liste en cliquant sur 
"Kilométrage" : Ce champ sera automatiquement rempli avec le dernier kilométrage connu de myrentcar pour le véhicule sélectionné.
"Compta" : Sélectionner si besoin un autre modèle de comptabilité. Par défaut le modèle de l’agence se propose.
"TVA" : En fonction du paramétrage de la TVA dans le Backoffice, ce champ sera automatiquement rempli avec le pourcentage de TVA de l’agence.
Onglet notes
Comme dans tout le logiciel, cette zone permet d'inscrire des annotations particulières. Ces notes sont libres, elles seront imprimées dans la partie « Informations complémentaires » lors de l’impression du bon.
Onglet documents
C’est sur cet onglet qu’il est possible de consulter, ajouter ou supprimer les documents liés à un achat, comme par exemple la facture d’un fournisseur dans le cas d’un achat externe.
Pour ajouter un document, glisser et déposer le fichier dans l’encadré prévu à cet effet ou sélectionner le fichier sur votre poste en utilisant le bouton 
.
Pour gérer un document, utilisez les boutons d'action en bout de la ligne du document voulu.
Attention : Si le document ne s’enregistre pas, vérifier :
- La taille du document (elle ne doit pas dépasser 2Mo ou Mb).
- Le nom du document (Le nom ne doit pas être trop long, renommer le document si nécessaire et recommencer l’opération).
Onglet règlements des bons d’achats externes
Cet onglet permet de gérer les paiements liés au bon d’achat affiché. Si le bon doit être comptabilisé, lors du transfert comptable une écriture comptable sera créée pour chaque règlement saisi.
Comme pour l’onglet Détails, la gestion des règlements se fait à l’aide des boutons d’actions situés sous le tableau des règlements. Les actions sont les mêmes et elles s’affichent lors du survol des boutons.
"Type règlement" : Sélectionner le type de règlement en fonction de vos besoins.
"Mode règlement" : Sélectionner le mode de paiement utilisé. Ces modes sont paramétrables dans le Backoffice.
"Libellé" : Le mode de paiement est automatiquement inscrit dans le libellé, pour personnaliser ce libellé, modifiez celui-ci en fonction de vos besoins.
"Montant" : Saisir le montant du règlement.
"Date" et "Date d’échéance" : La date du jour sera automatiquement renseignée dans ces deux champs. Si besoin, il est possible de modifier ces dates.
"Agence" et "Agent" : Ces champs seront automatiquement remplis avec l’intitulé de l’agence sélectionnée et le nom de l’agent Utilisateur. Il est possible de les modifier.
"Client" : L’intitulé du fournisseur sera repris en fonction des données du cadre Compta.