Découvrez comment gérer les contrats avec prise en charge sur myrentcar.
Le logiciel de location de voiture myrentcar permet de faire des contrats de Prise En Charge avec les données d’un client et d’une société d’assistance. Ces dossiers peuvent avoir une double facturation en fonction des données de la PEC.
À noter que cette fonction est disponible pour les dossiers courte durée comme les devis, les réservations et les contrats de courte durée.
Pour faire des dossiers de Courte Durée avec Prise en Charge, il est nécessaire de faire un paramétrage préalable demandant des droits d’administrateur (voir la partie correspondante dans cette documentation).
Cette documentation a pour but d’expliquer la particularité des dossiers de Courte Durée avec Prise en Charge. Pour comprendre les bases du Contrat CD, voir la documentation correspondante.
Gestion des PEC sur le Frontend de myrentcar
Lors de la réception d’un dossier de Prise En Charge, la société d’assistance indique plusieurs données qui permettent de créer le contrat et qui doivent figurer sur celui-ci.
Créer un dossier CD avec PEC
La marche à suivre pour créer un dossier avec Prise En Charge est similaire à la création d’un dossier sans Prise En Charge.
Ainsi, il est possible de créer le dossier via le planning ou via un des boutons de création du module du dossier.
Pour affecter un dossier à la PEC, il faut suivre ces étapes :
1- Entrez dans la fiche du dossier
2- Saisie des informations de la PEC
Les données de la Prise En Charge sont à saisir dans l’onglet PEC de la fiche du dossier.
"PEC Accord National" : Sélectionner l’accord en fonction du dossier reçu de la société d’assistance.
"Accord" : Saisir le numéro de dossier de la société d’assistance/de la Prise En Charge.
"PEC Catégorie" : Sélectionner la catégorie du véhicule pris en charge par la société d’assistance.
"PEC Durée" : Sélectionner la durée de la prise en charge, la valeur est en jour.
"PEC Km Supp" : Saisir le nombre de kilomètres supplémentaires pris en charge par la société d’assistance.
"PEC Carburant" : Indiquer si le carburant est pris en charge par la société d’assistance. Sinon, laisser le champ tel quel pour que le carburant soit facturé au client.
Continuer la saisie des différentes informations :
- VÉHICULE : Vérifier que la catégorie du véhicule correspond à la catégorie prise en charge.
- CLIENT & CONDUCTEURS : Sélectionner ou créer le client/conducteur bénéficiaire de la PEC
3- Saisie du tarif et de la PEC
Dans l’onglet "TARIF PEC", le tarif préalablement lié à l’accord est automatiquement renseigné en fonction de la catégorie du véhicule et de la durée prise en charge.
Il est possible de modifier le tarif si besoin. Cependant, si l’accord est correctement paramétré, aucune modification ne devra être faite.
"Tarif de base" : Si besoin, sélectionnez le tarif à appliquer à la société d’assistance.
"Catégorie tarif" : Si besoin, sélectionnez la catégorie du véhicule pris en charge.
"Durée tarif" : Si besoin, sélectionnez la durée en fonction de la durée prise en charge.
"Jours Base" : Si besoin, indiquer le nombre de jours de facturation de la prise en charge.
"Remise" : Si besoin, saisir le pourcentage de remise à appliquer sur le tarif.
Continuer la saisie du contrat avec :
- TARIF : Vérifier le tarif à appliquer au client en cas de prestations supplémentaires et non prises en charge,
- Fin : Saisir les identifiants de l’utilisateur qui crée le document.
Terminer la saisie du contrat et enregistrer le document en cliquant sur le bouton 
Lorsque le contrat ou le dossier est enregistré, la partie "Total contrat" de l’entête présente le total pour l’organisme de Prise En Charge et pour le client bénéficiaire.
Dans le cas présent, la société d’assistance prend en charge la totalité de la location et le client bénéficiaire n’a rien à payer.
Prolonger la durée de la location
Comme sur tout autre contrat, il est possible de modifier la durée de la location. Cependant, sur les dossiers de Prise En Charge, la prolongation implique la facturation des jours supplémentaires soit à l’organisme d’assistance, soit au client bénéficiaire.
Cette partie explique comment effectuer la prolongation en fonction de l’origine de la demande.
Prolongation de la part de la société d’assistance
Dans le cas où l’organisme de Prise En Charge demande de prolonger la location, il est nécessaire de modifier le contrat.
Pour cela, allez sur l’onglet "PEC" et augmentez la durée prise en charge.
Puis, aller sur l’onglet "DEPART_RETOUR" et modifier la date de retour prévue.
Le tarif est automatiquement calculé et mis à jour sur l’onglet "PEC" de la partie "Total contrat".
Prolongation de la part du client
Dans le cas où le client demande la prolongation de la location, la durée supplémentaire devra être payée par le client bénéficiaire.
Pour augmenter la durée et calculer le tarif dû par le client bénéficiaire, aller sur l’onglet "DEPART_RETOUR" et modifier la date de retour prévue uniquement.
MyRentcar calculera automatiquement le total à facturer en fonction du nombre de jours ajouté et du tarif client sélectionné lors de la création du contrat
Ce total est accessible sur le bloc "Total contrat" de l’entête du contrat.
Facturation d'un contrat avec PEC
Pour facturer un contrat avec PEC, comme pour un contrat sans PEC, saisir les données du retour réel. Ces données permettent de calculer les montants dus par chaque client : la société d’assistance ainsi que le client bénéficiaire.
Il est possible que certaines prestations soient ajoutées au contrat. Celles-ci sont généralement à la charge du client comme le carburant, les kilomètres supplémentaires ou encore le nettoyage du véhicule.
Vérifier les tarifs et les différentes prestations à prendre en compte sur le contrat. Si besoin, faire les modifications nécessaires.
Puis cliquer sur le bouton de facturation 
Attention : Une fois la facture éditée, il est impossible de modifier les informations du contrat. Il est donc important de bien vérifier la totalité du contrat avant de confirmer la facturation.
Sans facturation client
Si le client bénéficiaire n’a rien à payer, le logiciel ne sortira qu’une seule facture au nom de la société d’assistance.
Celle-ci sera accessible dans le module correspondant aux factures de Courte Durée.
Avec facturation client
Si le client bénéficiaire a un surplus à payer, par exemple le carburant, MyRentcar effectuera deux factures.
Exemple :
Sur le contrat utilisé ci-dessus, la durée prise en charge est de cinq jours. Lors du retour, le client bénéficiaire ramène le véhicule en temps et en heure, mais sans avoir fait le plein.
Dans ce cas, il y aura deux factures :
- La facture pour l’assurance prendra en compte les 5 jours de location au tarif PEC préalablement renseigné,
- La facture pour le client bénéficiaire prendra en compte le carburant en fonction de la capacité du réservoir du véhicule et en fonction du prix du carburant saisi.
Lors de la facturation double, myrentcar présente un PDF contenant les deux factures. Une fois validée, la facture possède deux numéros correspondants aux numéros des factures de chaque client :
Pour télécharger ou imprimer l’une des deux factures, cliquez sûr 
Gestion des règlements
L’onglet "Règlement" permet de gérer les paiements. Dans le cadre d’un contrat avec Prise En Charge, deux comptes interviennent pour la facturation : la société d’assistance et le client bénéficiaire.
Il est donc nécessaire de préciser l’origine du règlement lors de la saisie de celui-ci.
Pour cela, ajouter le règlement et sélectionner le client voulu dans la dernière colonne de la grille des règlements.
Vérifier que le montant du règlement correspond au total du client sélectionné (client bénéficiaire ou PEC).
Attention : Comme ailleurs dans MyRentcar, une fois la sauvegarde effectuée, une écriture comptable sera créée pour chaque ligne de type « Règlement » ajoutée. Il sera alors impossible de supprimer ce règlement.
Paramétrage de l’accord tarifaire dans le backoffice Windows
Pour effectuer ce paramétrage, il est nécessaire de posséder des droits d’administrateur ainsi que le Backoffice installé sur un poste de travail.
Pour créer un accord tarifaire de PEC, il faut d’abord :
- Créer une fiche client (comme pour une Société)
- Créer une grille de tarif négocié pour la PEC
Après avoir fait ces deux opérations, ouvrir le Backoffice, dérouler le menu « Données de Référence Tiers » et cliquer sur « Accords tarifaires ».
Cette interface montre la liste des accords tarifaires disponibles dans votre base, pour affecter un accord à une PEC, il faut cliquer sur la case de la colonne “Prise en Charge”.
Une fois fait, les accords s’afficheront parmi les valeurs à sélectionner lors de l’ajout d’un PEC pour un dossier CD.
Pour gérer la grille d’accords tarifaires, utiliser les boutons situés sous la grille (voir l’encadré jaune ci-dessus).
"Intitulé" : Saisir l’intitulé de l’accord tarifaire.
"Compte" : Sélectionner le compte client préalablement créé.
"Prise en Charge" : Cocher la case pour que l’accord soit disponible sur les dossiers de PEC Si l’accord tarifaire ne concerne pas la PEC, décocher la case.
"Tarif" : Sélectionner le tarif auparavant paramétré.
"Pec Impression Contrat" : Sélectionner le destinataire du contrat lors de l’impression.
"Client conducteur" : Le contrat sera imprimé avec les données du conducteur.
"Prise en Charge" : Le contrat sera imprimé avec le tarif et les coordonnées de la PEC
"Actif" : Cocher la case pour que cet accord soit disponible. Si l’accord tarifaire est rompu, décocher cette case.