La fiche d’un client est accessible en cliquant sur un des résultats de la liste client sur le logiciel de location de voiture myrentcar.
Une fois sur une fiche client, un bandeau d’action apparaît en bas de la page.
Le bouton de disquette permet d’enregistrer les modifications effectuées sur une fiche.
Le bouton Liste permet de retourner sur la liste des clients.
Le bouton "+" permet de créer une nouvelle fiche client.
Le bouton "Graphique" affiche un graphique de Chiffre d’Affaire de ce client, selon les critères d’activité sélectionnés (CD, LD, FF), les types de prestations, et la durée (en années) choisie.
Le bouton "Imprimante" permet d’imprimer un document pour le client.
Le bouton "Renuméroter" permet de modifier le numéro du client.
Le bouton "Export" permet d’accéder aux courriers de relance, de relevés de factures et d'extraits de compte du client.
Le bouton "Lettrer" permet d’accéder à la fonctionnalité de Lettrage des écritures liées au client consulté.
Le bouton corbeille permet de supprimer la fiche consultée.
Lorsque la souris survole les icônes, la description de l’action apparaît rapidement.
Lors de la création d’une nouvelle fiche, certaines informations sont obligatoires. Elles sont marquées d'un astérisque rouge.
L’encart situé au-dessus des onglets permet de visualiser rapidement les informations d’identification d’un client.
"Numéro" : C’est ici qu'apparaît le numéro comptable du client. Il commence obligatoirement par la lettre 'C'. La codification peut se faire de façon manuelle ou automatique.
"Raccourci" : Texte libre permettant de retrouver plus aisément un client (si la recherche correspond au raccourci, la fiche sera immédiatement trouvée).
"Intitulé" : Intitulé de facturation du client. Lors de la création d’un client particulier, ce champ sera rempli automatiquement avec le nom et le prénom saisis.
Les fiches clients sont composées de différents onglets qu’il faut parcourir pour pouvoir saisir, visualiser ou modifier les informations.
Onglet coordonnées
Cet onglet se compose de plusieurs cadres permettant de gérer les données d’identification et de contact du client.
Choisir la civilité (la liste peut être modifiée dans Backoffice → Données de Référence Tiers → Civilités).
Dans le cas d’un client de type « Particulier », saisir les informations du cadre "Particulier".
Le nom et le prénom seront automatiquement recopiés dans la zone « Intitulé » de la fiche.
Dans le cas d’un client de type « Société », saisir le nom de la société dans l'intitulé, ainsi que le Siren, Siret, APE et N° Tva dans le cadre "Identifiants sociétés".
Saisir l'adresse, sans oublier le pays (qui permet d'alimenter la liste des villes en fonction du code postal saisi).
"En compte" : Choisir Oui, Non ou Fermé. Ces champs sont indicatifs.
- Oui : S’il s'agit d'un client qui vient de manière régulière.
- Non : Ce client sera considéré comme un client de passage.
- Fermé : Le compte reste mémorisé dans le logiciel, mais il disparaît de la liste des clients. Il ne sera plus possible de faire un contrat pour ce client.
3 boutons permettent d’activer ou non la gestion du client pour la Courte Durée, la Longue Durée et les Factures de Frais.
Onglet complément
Cet onglet donne la possibilité de saisir des informations supplémentaires.
Cadre "Contact" : Saisir les informations de contact du client. Certaines peuvent être rendues obligatoires (consulter notre service support). Le champ « Numéro Carte » peut être utilisé pour les cartes de fidélité.
Cadre "Questions libres" : Cette partie personnalisable permet d’ajouter aux fiches clients des questions supplémentaires entièrement paramétrables depuis Backoffice → Données de Référence Tiers → Questions clients.
Onglet gestion
Cadre "Impression
| Exemplaires Facture | Nombre d'exemplaires imprimés par défaut pour ce client |
| Modèle Contrat CD | Choix du modèle de contrat standard ou personnalisé pour ce client (pour la création d’un modèle, contacter hitech) |
| Modèle Facture CD ou LD | Choix du modèle de facture standard ou personnalisé |
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Option SMS |
Autoriser ou non l’envoi de SMS automatisés au client (pour rappel de la location, campagne publicitaire, etc…) |
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Réf. Commande |
Contrôle la saisie du champ "N° de commande" sur un contrat ou une facture. Si coché, la saisie sera obligatoire pour la facturation. Sur le contrat, seul un message d'avertissement apparait si le N° de commande est vide. |
| Dénonciation PV | Choix entre société et conducteur, société, conducteur. Définit qui sera dénoncé dans la gestion automatisée des PV (voir documentation dédiée). |
Cadre "Mail automatique"
Fonctionnalité optionnelle, s’adresser à hitech pour plus d’informations.
La case "Email automatique" permet d'autoriser ou non l'envoi automatique de mails (de confirmation ou de rappel de location, par exemple). La date de début d'envoi mail doit être renseignée pour autoriser les envois. La date de fin permet, quant à elle, de stopper les envois.
Cadre "Tarif"
Il est possible d’associer un tarif spécifique préalablement créé à un client.
| Tarif Location | Sélectionner le tarif préalablement créé pour ce client en cliquant sur la loupe |
| Remise | Pourcentage de remise permanente pour le client. Un utilisateur possédant des droits d’administrateur peut malgré tout accorder une remise plus importante |
| Type d’opération d’achat | Permet d’indiquer, pour chaque opération d’achat, le coefficient de refacturation associé. Ce paramétrage sera utilisé dans le menu ACHATS, pour la création d’un bon de vente de refacturation. Ex : refacturation des pneumatiques à un coefficient de 1.5 pour ce client. |
Onglet compta
Partie « Renseignements comptables »
| Type Compte | Type de compte comptable (lettrable par défaut) |
| Centralisé | Pour avoir une édition comptable (grand-livre) avec les écritures détaillées laisser le bouton en position grisée. Si la centralisation est activée alors seul le cumul des lignes sera visible en impression. |
| Relevé | Laisse le choix de l’édition d’un relevé de factures |
| Regroupement | Sélectionner un compte de regroupement pour faciliter certaines éditions et extractions. Un compte de regroupement commencera forcément par la lettre 'R'. |
| Collectif | Indique le compte collectif du client. (Le compte collectif est préalablement créé dans le plan comptable et son type de compte sera indiqué « Collectif ».) |
| Date Création | Date de création de la fiche (date du jour par défaut) |
| Echéance Jours Crédit Echéance fin de mois Echéance jour fixe | Ces menus sont désormais rarement utilisés. Privilégier le paramétrage des délais de règlement dans la partie « Règlement ». |
Partie « Règlement »
| Type Encours | Choix de l’action à effectuer lorsque le montant maximum d’encours autorisé est dépassé :
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| Montant Encours | Saisir le montant de l’encours maximum autorisé |
| Axe Relance | Relance standard paramétrée par défaut. Pour un paramétrage personnalisé, contacter hitech |
| Délais Règlement CD ou LD | Sélectionner le délai de règlement du client pour une location Courte Durée et Longue Durée. Les délais sont paramétrables dans Back Office - Configuration générale d'exploitation - Délais de règlement |
Les informations qui suivent sont à renseigner obligatoirement en cas de gestion des prélèvements par myrentcar :
- Date Mandat
- Type Mandat : dans le cas d’un premier prélèvement récurrent, sélectionner « First ». Le type de mandat passera ensuite automatiquement à « Récurrent » après le premier prélèvement
- Numéro Mandat : R.U.M (Référence Unique de Mandat)
- IBAN
- BIC
Lors d’une modification des informations bancaires, il est possible de les appliquer automatiquement à tous les contrats en cours en cliquant sur "Maj IBAN sur Contrats"
Partie « Balance »
Cliquer sur "Actualiser" pour développer le tableau de la balance. Celle-ci contient les informations des exercices N -1, N et N+1 ainsi que leur cumul.
Un clic sur "Grand livre" affiche toutes les écritures du client :
Il est possible de cibler la recherche avec différents critères (date, numéro de pièce, libellé, …) et de consulter le détail de la ligne en ouvrant l’écriture sélectionnée.
Pour afficher les détails d’une écriture, la sélectionner puis cliquer sur "Ouvrir". Les mouvements comptables de l’écriture s’affichent dans un nouvel onglet. Pour plus de détails sur les écritures, les mouvements et plus généralement la comptabilité dans myrentcar, consulter la documentation dédiée.
Onglet vente
Cet onglet permet de consulter l’historique des factures de location et de ventes diverses pour ce client.
Cliquer sur "Actualiser" pour afficher les données. En sélectionnant une facture, celle-ci s’ouvre dans un nouvel onglet.
Un export Excel de la liste des factures est possible via le bouton XLS.
Onglet cumul
Affiche l’état du compte client sur 24 mois. Cliquer sur "Actualiser" pour rafraichir les données
Onglet historique
Sélectionner des dates ou une période puis cliquer sur le bouton voulu afin d’afficher l’historique des contrats et ventes diverses non facturés, les devis, les réservations, les contrats de courte durée, les documents signés électroniquement ou les sinistres. Ne pas renseigner de dates pour afficher l’historique complet du client.
Un export Excel de l’historique choisi est possible via le bouton XLS.
En cliquant sur la ligne d’un résultat, une nouvelle fenêtre s’ouvrira sur le document lié à l’évènement.
Onglet PV
Cet onglet permet de consulter les PV traités pour ce client.
Choisir des dates ou une période puis cliquer sur "Rechercher" pour afficher la liste des PV du client. Depuis cette interface, il est possible de :
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Créer une nouvelle contravention |
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Imprimer une lettre de dénonciation (pour la création d’un modèle de lettre, consulter hitech) |
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Générer un bon de frais pour la facturation de ce PV |
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Exporter la liste des PV au format Excel. |
Bouton "Créer"
Bouton "Imprimer"
Bouton "Bon de frais"
Bouton "XLS"
Onglet messages
C’est ici que peuvent être créés des messages internes qui s’afficheront lors de la sélection du client à partir d’un document commercial.
Pour créer un message, cliquer sur le bouton "Créer" 
Saisir la date de début et de fin d’affichage. Pour un affichage permanent, saisir une date de fin très éloignée (par ex 31/12/2099). Saisir le mot de passe de l’utilisateur puis taper le message. Celui-ci est sauvegardé lors de l’enregistrement de la fiche (via bouton disquette en bas de page).
Il s’affiche ensuite en haut à droite de l’écran dès sélection du client :
Pour supprimer un message, le sélectionner et cliquer sur "Supprimer".
Onglet note
Comme ailleurs dans le logiciel, cet onglet permet de saisir des notes dans le champ libre. Lorsqu’une note est saisie, un point d’exclamation apparaît sur l’onglet.
Onglet documents
Il est possible d’intégrer un ou plusieurs documents à la fiche client (permis, Kbis, etc…).
Cliquer sur "Sélectionner fichier" pour récupérer le fichier puis cliquer sur la flèche bleue 
pour l’enregistrer. Pour consulter un fichier, cliquer sur la flèche verte 
pour le télécharger.
Un clic sur la corbeille rouge 
permet de supprimer le document de myrentcar.
Attention : Si le document ne s’enregistre pas, vérifiez :
- La taille du document (elle ne doit pas dépasser 2 Mo ou Mb).
- Le nom du document (Le nom ne doit pas être trop long, renommer le document si nécessaire et recommencer l’opération).
Onglet conducteurs
Dans cet onglet, il est possible de consulter, d’ajouter ou de modifier les conducteurs rattachés à un client.
Pour ajouter un conducteur, cliquez sur "créer".
Renseigner les informations obligatoires (possibilité de les définir dans backoffice → Données de Référence Tiers → Question conducteur). Un bouton « Option sms » permet d’autoriser l’envoi de sms (fonctionnalité optionnelle). Un bouton « Actif », activé par défaut, permet de rendre inactif le conducteur qui ne pourra plus être sélectionné pour une réservation ou un contrat.
Le conducteur peut être supprimé en cliquant sur "Supprimer". Cette suppression n'est possible que si le conducteur n'a pas été utilisé dans une location.
À gauche, 2 paramètres de la fiche conducteur peuvent être modifiés :
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Case "Contrôle des dates de naissance" |
Possibilité d’activer le contrôle des dates de naissance (limites d’âge des conducteurs par catégories, paramétrables depuis le backoffice). |
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Case "Inclure les conducteurs inactifs" |
Possibilité de voir des conducteurs rendus inactifs. |
Onglet garantie
Cet onglet permet de retrouver l’historique des cautions versées par le client.
Pour afficher l’historique, cliquer sur "Rechercher". Pour ouvrir le contrat ou la facture associé à la garantie, sélectionner la garantie souhaitée puis cliquer sur le bouton "Ouvrir le document".
Onglet contacts
Cet onglet permet de saisir un ou plusieurs interlocuteurs associés au client.
Pour ajouter un contact, cliquer sur "Créer", une interface de saisie s’affiche. Seules les mentions « Intitulé », « Date d’entrée » et "Date de début d'email" sont obligatoires. Saisir l’ensemble des informations voulues.
La liste des fonctions et des services est paramétrable dans le menu Backoffice - Données de référence Tiers - Contact fonctions / contact services.
Plusieurs boutons sont disponibles :
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Case "Actif" |
Activé par défaut. Décocher permet de rendre le contact inactif sans le supprimer. |
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Bouton "Mail" |
Pour l’envoi d’un Email à l’adresse saisie |
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Case "Email automatique" |
Activé par défaut. Fonctionnalité optionnelle. Si coché, ce contact pourra faire l'objet d'un mail automatisé (la date de début d'email est alors obligatoire). |
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Case "Dénonciation PV" |
Désactivé par défaut. Lors du traitement des PV automatisés, si cette case est cochée, l'adresse de désignation utilisée sera celle de ce contact. Il ne peut donc y avoir qu'un seul contact coché en "Dénonciation PV" par client. |
Onglet Règlements
Cet onglet n’est utilisable que si vous avez activé le module optionnel de gestion avancée des règlements.
Il a été conçu pour permettre l’enregistrement des règlements d’avance Clients, ainsi que l’utilisation de ce solde pour le paiement des factures.
Les boutons d’ajout de règlement, ou d’ajout de règlements multiples permettent d’enregistrer un règlement pour ce client.
Pour enregistrer un nouveau règlement, sélectionner l’agence, le mode de règlement, les dates de règlement et d’échéance ainsi que le montant.
Le champ « Pièce » est également obligatoire : il est possible de rechercher une pièce comptable (numéro de facture) à laquelle lier ce règlement, ou tout simplement de saisir un texte/numéro libre.
La saisie d’un règlement multiple se fait de la même manière mais en sélectionnant plusieurs factures réglées par ce paiement.
Une fois le règlement enregistré, le solde du client en haut à droite de sa fiche est immédiatement impacté.
Consommation automatique du crédit
L’activation de cette case va permettre l’enregistrement automatique, lors de la facturation, d’une ligne de règlement dans un mode spécifique « Solde clients ».
Cette ligne ne se génèrera que si un restant dû est présent sur la facture.
Deux cas de figure peuvent se présenter :
- Si le restant dû de la facture est inférieur au solde client, alors la ligne de SOLDE CLIENT sera égale au montant de la facture
- Si le restant dû de la facture est supérieur au solde client, alors la ligne de SOLDE CLIENT sera égale au montant du solde client (et la facture ne sera pas soldée)
Cette ligne sera également indiquée sur le format de la facture clients (selon paramétrage de votre format de facture).
Ce « SOLDE CLIENT » sera également proposé en tant que mode de règlement, uniquement pour les clients en consommation automatique du solde. Le montant sera alors contrôlé et n’autorisera pas un montant supérieur au solde client actuel.
A noter : ce mode de règlement ne passe aucune écriture comptable.
Alerte solde
Il est possible de paramétrer dans la fiche client un montant alerte de solde ainsi qu’une adresse mail :
Dans le cas où le solde client aura une valeur inférieure à ce montant, une alerte sera visible au moment de la sélection de ce client sur un document commercial (devis, réservation, contrat), à l’ouverture d’un document commercial, ou encore lors de la facturation.
