Découvrez comment gérer la fiche d'un client sur myrentcar.
La fiche d’un client est accessible en cliquant sur un des résultats de la liste client sur le logiciel de location de voiture myrentcar.
Une fois sur une fiche client, un bandeau d’action apparaît en bas de la page.
Ce bouton permet d’enregistrer les modifications effectuées sur une fiche.
Ce bouton permet de retourner sur la liste des clients.
Ce bouton permet de créer une nouvelle fiche client.
Ce bouton permet d’imprimer un document pour le client.
Ce bouton permet de modifier le numéro du client.
Ce bouton permet d’accéder aux courriers de relance, de relevés de factures et d'extraits de compte du client.
Ce bouton permet d’accéder à la fonctionnalité de Lettrage des écritures liées au client consulté.
Ce bouton permet de supprimer la fiche consultée.
Lorsque la souris survole les icônes, la description de l’action apparaît rapidement.
Lors de la création d’une nouvelle fiche, certaines informations sont nécessaires et obligatoires. Pour l’initialisation de la fiche, le numéro du client est demandé.
Les numéros de compte dans myrentcar débutent toujours par la lettre C. La codification peut se faire de façon manuelle (l’agent qui crée la fiche décide du numéro), ou de façon automatique.
Une fois la fiche créée, les champs obligatoires (marqués d’un astérisque rouge) doivent être saisis pour pouvoir valider la fiche. Si ces champs restent vides, un message s'affiche et empêchera l’enregistrement.
L’encart situé au-dessus des onglets permet de visualiser rapidement les informations d’identification d’un client.
"Numéro" : C’est ici qu'apparaît le numéro du client ajouté lors de la création.
"Raccourci" : Saisir un texte libre permettant de retrouver plus aisément un client (si la recherche correspond au raccourci, la fiche sera immédiatement trouvée).
"Intitulé" : Saisir ou modifier ce champ qui apparaîtra sur les différents états. Lors de la création d’un client particulier, ce champ sera rempli automatiquement avec le nom et le prénom saisis.
Lors de la création d’un client professionnel (Société/Association/Collectivité locale) ce champ permettra de saisir manuellement le nom de la société.
Les fiches clients sont composées de différents onglets qu’il faut parcourir pour pouvoir saisir, visualiser ou modifier les informations.
Onglet coordonnées
Cet onglet se compose de plusieurs cadres permettant de gérer les données d’identification et de contact du client.
"Civilité" : Choisir ici le type de client créé à l’aide des choix proposés dans la liste.
Dans le cas d’un client de type « Particulier », saisir les informations du cadre suivant.
Une fois les informations renseignées, le nom et le prénom seront automatiquement recopiés dans la zone « Intitulé » de votre fiche client.
Dans le cas d’un client de type « Société », le cadre ci-dessus ne sera pas accessible. Le nom du client, donc de la société, devra être saisi dans l’intitulé.
Les informations professionnelles pourront être saisies dans l’encadré « Identifiants sociétés ».
Si besoin, ces champs pourront être utilisés sur différents documents.
Cadre "Adresse" : Saisir ici les coordonnées postales exactes du client (particulier ou professionnel) soit : une adresse sur 1 ou 2 lignes, un code postal, une ville, un complément d’adresse et un pays.
"En compte" : Choisir Oui, Non ou Fermé. Ces champs sont indicatifs.
- Oui : S’il s'agit d'un client qui vient de manière régulière.
- Non : Ce client sera considéré comme un client de passage.
- Fermé : Le compte reste mémorisé dans le logiciel, mais il disparaît de la liste des clients. Il ne sera plus possible de faire un contrat pour ce client.
Activer ensuite les modules dans lesquels retrouver ce client :
: Pour les contrats Courte Durée.
: Pour les contrats Longue Durée.
: Pour les Factures de Frais.
Onglet complément
Cet onglet donne la possibilité de saisir des informations supplémentaires.
Cadre "Contact" : Les différents moyens de contact pourront être saisis ici au format souhaité (cf. exemple ci-dessus pour voir différents formats de numéros téléphoniques).
"Numéro Carte" : Saisir ici un numéro de carte de fidélité si besoin.
Cadre "Questions libres" : Cette partie regroupe les questions paramétrées au préalable dans le Backoffice. Comme ailleurs dans le logiciel les champs obligatoires sont marqués par un astérisque rouge.
Onglet gestion
Cet onglet permet de gérer le paramétrage utile pour la gestion du client. Les différentes listes de choix doivent être préalablement paramétrées dans le Backoffice.
"Exemplaires Facture" : Saisir ici le nombre de copies voulues lors de l’impression.
"Modèle contrat CD" : Choisir ici le type de contrat à utiliser pour ce client.
"Modèle facture CD" et "Modèle facture LD": Choisir ici le type de factures à utiliser pour les CD et les LD de ce client.
"Option SMS" : Ce bouton permet d’autoriser ou non l’envoi de sms au client.
"Tarif Location" : Choisir le tarif appliqué dans la liste qui aura été paramétrée dans le Backoffice.
"Remise tarifaire" : Choisir le type de remise appliquée lors de la facturation de ce client. Cette liste doit aussi être paramétrée dans le Backoffice.
"Remise" : Saisir le montant de la remise à appliquer.
Onglet compta
C’est ici que doivent être renseignées les données utiles au niveau comptable.
"Type Compte" : Il s’agit du traitement comptable du client. En règle générale, un compte client est du type Lettrable.
"Centralisé" : Pour avoir une édition comptable (grand-livre) avec les écritures détaillées laisser le bouton en position grisée. Si la centralisation est activée alors seul le cumul des lignes sera visible en impression.
"Relevé" : Activer pour obtenir l’édition du relevé de facture en mode groupé via les éditions comptables.
"Regroupement" : Ce code permet de regrouper les comptes. Ceci permettra d'éditer des listes ou des résultats en fonction de ce code Regroupement via les éditions comptables (grand-livre, balance).
Le 1er caractère est la lettre R (obligatoire), le 2nd est généralement la classe du compte (ex : R1 pour la classe 1 comme le compte 101000).
On peut aussi créer des regroupements pour de comptes n'ayant pas la même racine comptable (ex : RCPART pour tous les clients particuliers).
Le positionnement du code regroupement RESULT sur tous les comptes de classe 6 et 7 permettra de consulter dans le plan comptable le résultat de la société.
(Le compte de regroupement est préalablement créé dans le plan comptable et le numéro débute obligatoirement par la lettre « R »)
"Collectif" : Indique le compte collectif du client. (Le compte collectif est préalablement créé dans le plan comptable et son type de compte sera indiqué « Collectif ».)
"Date Création " : Ce champ se remplira automatiquement à la création de la fiche.
"Échéance Jours Crédit" : Préciser ici le nombre de jours de crédit accordé au client
"Échéance Fin de mois” : sélectionnez ceci si vous voulez que l'échéance se fasse à la fin du mois. Ce qui veut dire que la date d'échéance est repoussée à la fin du mois.
"Échéance Jour fixe" : sélectionnez ceci si vous voulez que l'échéance se fasse en un jour fixe. Ce qui veut dire que la date d’échéance est repoussé à la prochaine fois que le jour tombera
"Type Encours" : Sélectionner le type parmi la liste proposée.
“Avertissement” : Un message apparaît si le montant de l’Encours est dépassé.
“Blocage” : La création de contrat CD sera impossible si le montant de l’Encours est dépassé.
“Listing unique” : Ce client apparaîtra dans la liste des Encours si le montant autorisé est dépassé.
"Montant Encours" : Saisir le montant autorisé pour les Encours de ce client.
"Avis Relance" : Préciser le mode de relance.
"Délais règlement CD" et "Délais règlement LD" : Choisir le délai et le mode de règlement choisi par le client. Cette liste est paramétrable dans le Backoffice.
"RIB", "Domiciliation", "IBAN", "BIC" : Saisir les informations en fonction du type de règlement choisi. Dans ce cas, le client doit fournir un RIB sur lequel se trouvent toutes ces informations.
"Date Mandat", "Type Mandat", "Numéro Mandat" : Dans le cas d’un prélèvement, les informations concernant le mandat utilisé seront à saisir ici.
Cadre "Balance" : En cliquant sur le bouton 
Il est possible de cibler la recherche avec différents critères (date, numéro de pièce, libellé, …) et de consulter le détail de la ligne en ouvrant l’écriture sélectionnée.
Une fois la liste filtrée, elle peut être exportée en cliquant sur le bouton 
Onglet vente
Cet onglet permet de consulter l’historique des ventes effectuées et saisies dans le logiciel (Courte Durée, Moyenne Durée, Longue Durée, Factures de Frais, Avoirs) pour ce client.
Pour afficher les données, cliquer sur 
Il est possible de faire une recherche par période en utilisant les champs prévus à cet effet.
Pour accéder à la facture liée à la vente, cliquez sur la ligne choisie. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira sur la facture.
Onglet cumul
Ceci est un onglet de consultation uniquement. En cliquant sur le bouton 
le solde comptable (TTC) du compte réalisé avec le client mois par mois est affiché.
Onglet historique
Cet onglet permet de consulter tout l'historique d’un client. Pour afficher la liste des actions liées à ce client, rechercher les données voulues en précisant les critères (dates et/ou actions à visualiser) ou en affichant l’intégralité des actions (autres que les Devis, Réservations, Courtes Durées et Sinistres) en sélectionnant l'historique.
En cliquant sur la ligne d’un résultat, une nouvelle fenêtre s’ouvrira sur le document lié à l’évènement.
Onglet PV
Cet onglet permet de consulter les PV traités pour ce client. Pour afficher la liste, cliquer sur le bouton
Onglet messages
C’est ici que peuvent être créés des messages internes qui s’afficheront lors de la sélection du client à partir d’un document.
Pour créer un message, cliquer sur le bouton 
"Début", "Fin" : Sélectionner les dates de début et de fin de l’affichage du message.
"Agent" : Cliquer sur la loupe pour saisir l’identifiant et le mot de passe de l’agent qui crée le message.
"Message" : Saisir le message à afficher.
Ce message sera visible lors de la sélection du client durant la période définie. Par exemple : un agent réserve un véhicule, lors de la sélection du client, les informations sont reprises dans le document et le message apparait comme ci-dessous.
Une fois créé, le message peut être supprimé. Pour cela, sélectionner le message voulu et cliquer sur 
Onglet note
Comme ailleurs dans le logiciel, cet onglet permet de saisir des notes dans le champ libre. Si une note existe pour un client, l’onglet apparaîtra ainsi :
Onglet documents
Comme pour les véhicules, il est possible d’ajouter, consulter ou supprimer des documents pour les clients, comme par exemple la copie du permis.
Pour ajouter un document, glisser et déposer le fichier dans l’encadré prévu à cet effet ou sélectionner le fichier sur votre poste en utilisant le bouton 
.
Pour gérer un document, utilisez les boutons d'action en bout de la ligne du document voulu.
Pour gérer un document, utilisez les boutons d'action en bout de la ligne du document voulu.
Attention : Si le document ne s’enregistre pas, vérifiez :
- La taille du document (elle ne doit pas dépasser 2 Mo ou Mb).
- Le nom du document (Le nom ne doit pas être trop long, renommer le document si nécessaire et recommencer l’opération).
Onglet conducteurs
Dans cet onglet, il est possible de consulter, d’ajouter ou de modifier les conducteurs rattachés à un client.
Dans myrentcar, il existe plusieurs possibilités pour gérer les conducteurs :
- Via le module « Conducteurs » accessible depuis le Dashboard
- Via la fiche client sur l’onglet « Conducteurs »
- Via l’ajout d’un conducteur à un contrat
Dans tous les cas, le fonctionnement est identique.
Pour ajouter un conducteur, cliquez sur 
Pour consulter les informations ou modifier un conducteur, sélectionner le conducteur dans le tableau et procéder aux changements voulus.
"Nom" : Saisir le nom du conducteur.
: Utiliser ce bouton si le client autorise la réception de sms.
"Dernière utilisation" : Ce champ est renseigné automatiquement lors de la liaison d’un conducteur à un contrat.
Cadre "Questions Libres" : Ces différents champs doivent être paramétrés au préalable. Ils concernent principalement les informations du permis et, si besoin, les informations relatives aux papiers d’identité (CNI ou passeport).
Il est nécessaire de saisir tous les champs obligatoires pour valider l’ajout d’un conducteur.
Pour supprimer un conducteur d’un compte client, sélectionner le conducteur voulu et cliquer sur 
Ajout d’un conducteur déjà lié à un client sur un document : Les conducteurs qui sont déjà liés à la fiche du client sélectionné sur le document apparaîtront toujours en haut de la liste et en gras, lors d’une recherche de conducteur.
Onglet garantie
Cet onglet permet de visualiser les différentes garanties du client. Ces paiements correspondent à des cautions ou des dépôts de garanties.
Pour afficher la liste des garanties du client, cliquez sur 
Onglet contacts
Dans cet onglet, il est possible de consulter, d’ajouter ou de modifier les contacts rattachés à un client.
Pour afficher, éditer ou supprimer un contact, il suffit de sélectionner ce contact.
Pour ajouter un contact, cliquer sur 
Les contacts peuvent être inclus dans les envois de mails automatiques.
Une fois les modifications sur la fiche du contact terminées, une sauvegarde est nécessaire.
