Le module de gestion automatisé a été créé pour gérer de manière plus simple et rapide les infractions reçues pour une flotte de véhicules.
En tant que concentrateur agréé, hitechsoftware récupère directement les informations des infractions depuis l’ANTAI et les affiche dans le progiciel de location de voiture myrentcar. Il identifie les clients et conducteurs et envoie le fichier des désignations correspondant.
Ce traitement génèrera dans myrentcar :
- Un historique de contraventions, visible dans le menu des PV mais aussi dans les fiches clients et véhicules
- Une facturation éventuelle en bon de ventes diverses d’un frais administratif lié au traitement
Notes : La gestion des PV via l'ANTAI est un module complémentaire. Si vous n'êtes pas encore équipé de cette fonctionnalité, obtenez votre offre pour la gestion automatisée des PV ici.
Paramétrage
La liaison avec ANTAI n’a pas besoin d’être paramétrée dans myrentcar pour les installations hébergées par hitech. Si la version logicielle est supérieure à la 2.9, celle-ci est automatiquement intégrée.
Sur les installations hors hébergement hitech, il est possible qu’un paramétrage spécifique soit nécessaire (ouverture d’accès vers l’url de l’ANTAI).
Le menu « Infractions » du Backoffice permet de paramétrer la gestion des frais, ainsi que les véhicules et comptes exclus le cas échéant. Il faut également veiller à ce que certaines informations soient remplies concernant la société du loueur.
Fiche société
Dans la fiche société, accessible depuis le Middle-Office, un certain nombre d’informations doivent être renseignées pour que les désignations avec l’ANTAI fonctionnent.
Les informations à remplir obligatoirement sont les suivantes :
- Intitulé société
- Siren et Siret
- Adresse 1, code postal et ville
- Adresse email
Paramétrage Infractions
L’accès se fait via le Middle-Office, box « Infractions ».
La partie supérieure de l’écran, qui concerne l’ancienne gestion des contraventions automatisée, devient obsolète et sera amenée à disparaitre. Les parties inférieures de l'écran concernent la gestion des frais, les véhicules et comptes exclus.
Gestion des frais
En cochant la case « Activer la gestion de frais », on indique à myrentcar que la gestion des contraventions pourra générer un bon de frais. Cependant cette génération ne sera pas automatique : sur chaque traitement de contravention il sera possible de choisir si oui ou non des frais sont générés.
Des paramètres doivent ensuite être fournis pour la création d’un bon de frais : une agence par défaut, un groupe de facturation, la prestation à utiliser ainsi que le prix en HT.
La case « Prestation pour les frais FPS » permet de sélectionner la prestation à utiliser pour la facturation d’une infraction de type « Forfait Post Stationnement » (généralement une prestation hors TVA).
La colonne « Compte » est facultative : elle permet de préciser client par client des tarifs de frais administratifs différents.
Notes : la case « Autoriser les bons de frais à 0 » permet de choisir si un bon doit se générer lorsque son total est à 0€.
Véhicules exclus
Ce menu permet d’exclure définitivement une ou plusieurs fiches véhicules de la déclaration de parc. Lors du chargement de la liste des véhicules pour déclaration, les véhicules présents ici seront donc automatiquement décochés.
Comptes exclus
Ce menu permet d’exclure définitivement certains comptes clients des désignations d’infractions. Si un compte client est présent ici, lors de la désignation ni les informations sociétés ni conducteurs ne seront présentes.
Déclaration de parc
La déclaration de parc est une opération indispensable pour que pour l’ANTAI soit en possession de la flotte d’un loueur (et soit en capacité de mettre à disposition les contraventions).
Cette déclaration devra être faite régulièrement : un rythme conseillé d’une déclaration par semaine permettra à ANTAI d’avoir une flotte à jour.
La déclaration de parc passe par le bouton suivant du Dashboard : PV - Déclaration du Parc.
On retrouve ici tous les véhicules de la flotte actuelle, ainsi que les véhicules dont la date de sortie de parc est inférieure à 90 jours.
Les boutons de sélection en haut de la colonne « Sélection » permettent de cocher ou non les véhicules à déclarer, en cliquant sur la ligne sur laquelle on souhaite agir. Si des véhicules ont été exclus, ils sont déjà désélectionnés.
Si des véhicules ont une date d’entrée dans l’avenir, ils sont automatiquement désélectionnés.
Lorsque le fichier est prêt à être généré, cliquer sur « Déclarer parc » en bas de page.
Une fenêtre de confirmation apparait en haut à droite. Dans le cas où des erreurs ont été constatées lors de la déclaration, un fichier de log est automatiquement téléchargé :
Notes : La déclaration de parc est instantanée côté ANTAI. Les véhicules sont pris en compte immédiatement pour la réception des infractions.
Historique des déclarations de parc
La grille de déclaration de parc possède, tout à fait à droite, une colonne « ANTAI ». Celle-ci permet de savoir si un véhicule a été ou non déclaré à l’ANTAI.
Exemple : un véhicule dont la date d’entrée est dans l’avenir ne sera pas désigné à l’ANTAI.
Désignation des infractions
La désignations des infractions passe par le bouton suivant du Dashboard : PV - Gestion des PV.
Le bouton « Actualiser » en bas de l’écran permet de charger les infractions à traiter.
Notes : Cette actualisation se fait en temps réel. Le bouton « Actualiser » récupère les dernières infractions reçues, et met à jour les infractions déjà présentes en fonction de leur statut sur l’ANTAI. Ainsi, cette action pourra faire disparaitre des infractions trop anciennes (ayant plus de 45 jours).
Désignation des infractions
En fonction de la date/heure du PV et de l’immatriculation, myrentcar recherche la location correspondante. S’il la trouve, la désignation est remplie automatiquement :
- Avec les informations de la société si le client de la location est une société
- Avec les informations du Conducteur si le client de la location est un particulier
A noter que ce remplissage de données est dépendant des informations de la fiche client, onglet GESTION.
Si aucune location ne correspond, les éléments de numéro client, dates de location et désignation restent vides.
Pour chaque infraction, un clic sur le bouton « Information » 
permet d’en afficher le détail :
Le pavé « PV » est non modifiable, et constitue un rappel des éléments de l’infraction.
Le pavé « Contrevenant » est prérempli, et peut être modifié ou complété si besoin. Les astérisques rouges représentant les éléments obligatoires pour que la désignation soit acceptée.
Les boutons sont détaillés ci-dessous :
Détail des boutons :
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Le bouton OK valide les modifications éventuellement apportées à la désignation |
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Le bouton "Récupérer infos clients" charge les données Client à partir du document commercial correspondant à cette location |
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Le bouton "Récupérer infos conducteurs" charge les données Conducteur à partir du document commercial correspondant à cette location |
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Le bouton "Supprimer infos contrevenant" efface l’ensemble des champs de la zone « Contrevenant » |
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Le bouton "Traiter" indique que cette infraction doit être envoyée à ANTAI dans la désignation en cours |
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Le bouton "Ne pas traiter" indique que cette infraction ne doit pas être envoyée à ANTAI dans la désignation en cours |
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Le bouton "Avec bon de frais" indique que cette infraction doit générer un bon de frais divers (pour facturer des frais administratifs au client) |
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Le bouton "Sans bon de frais" indique que cette infraction ne doit pas générer un bon de frais divers |
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Le bouton "Ouvrir le document lié" ouvre le document de location correspondant dans un autre onglet (pour en contrôler les éléments par exemple). |
Les boutons « Récupérer infos Clients », « Récupérer infos Conducteurs » et « Supprimer infos contrevenants » sont présents au bas de la grille de déclaration des conducteurs. Ils permettent alors d’agir « en masse » sur plusieurs lignes du fichier. Il faudra au préalable avoir activé des filtres ou sélectionné des lignes pour n’agir que sur certaines lignes.
Les boutons de sélection en haut de la colonne « A traiter » et « Bon de frais » permettent de cocher ou non les infractions à traiter ou les bons de frais à générer, en cliquant au préalable sur la ligne sur laquelle on souhaite agir.
Si aucune ligne n’a été sélectionnée, alors ces boutons agissent sur l’ensemble de la grille.
Nouveauté : il est possible de sauvegarder le travail en cliquant sur le bouton « Sauvegarder ». L’ensemble de la grille sera alors mémorisé pour une prochaine connexion.
Le clic sur le bouton "Envoyer " en bas de la grille permet d’envoyer la désignation à ANTAI. Les lignes cochées « A traiter » disparaissent alors de la grille.
Notes : Il est possible d’envoyer autant de désignations journalières que l’on souhaite. Les lignes non traitées par l’envoi précédent étant toujours présentes, l’envoi peut se faire en plusieurs fois.
Cas particulier : si une infraction est envoyée à l’ANTAI mais que les informations Contrevenants sont vides, alors l’infraction sera transmise par courrier au loueur.
Bons de ventes diverses
Lors de l’envoi du fichier de déclaration des conducteurs, les PV dont la case « Bon de frais » est cochée génèrent un bon de vente diverse.
Les PV ayant déjà été traités dans un fichier précédent ne pourront pas générer de nouveau bon de frais.
Exemple d’un bon de vente généré :
Les éléments suivants sont repris automatiquement :
- Le client présent sur la location
- Le véhicule concerné
- La prestation configurée ainsi que son montant, le libellé étant le numéro de la contravention
- Les notes indiquant la date/heure du PV ainsi que le type d’infraction
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Le bouton Facturation en bas du bon de vente permet de générer la facture de frais, après modification éventuelle des éléments du bon. |
Il est également possible de lancer une facturation « en masse » des bons de ventes générés, par le bouton Facturation générale :
