Gestion automatisée des PV sur myrentcar

Découvrez comment gérer automatiquement les PV, les contraventions et les amendes sur myrentcar avec le module FVL.

Ce module a été créé pour permettre de gérer de manière plus simple et rapide les infractions reçues pour une flotte de véhicules.

En partenariat avec la société ARIS, ce menu permet de recevoir au format XML les infractions centralisées par cette société, d’identifier les clients et conducteurs grâce au progiciel de location de voiture myrentcar, et d’envoyer le fichier des désignations correspondant.

Ce traitement génèrera dans myrentcar :

• Un historique de contraventions, visible dans le menu des PV mais aussi dans les fiches clients et véhicules
• Une facturation éventuelle en bon de ventes diverses d’un frais administratif lié au traitement

Déclaration de parc

Ce bouton permet d'accéder au menu de Déclaration de parc.

La déclaration de parc est une opération indispensable que pour Aris soit en possession de la flotte d’un loueur (et soit en capacité de mettre à disposition les contraventions).

Cette déclaration devra être faite régulièrement :

un rythme conseillé d’une déclaration par semaine permettra à Aris d’avoir une flotte à jour.

 

On retrouve ici tous les véhicules de la flotte actuelle, ainsi que les véhicules dont la date de sortie de parc est inférieure à 90 jours.

Les boutons de sélection en bas de page permettent de cocher ou non les véhicules à déclarer, en cliquant sur la ligne sur laquelle on souhaite agir.

Il y a possibilité de paramétrer des exclusions de véhicules permanents, qui entraineront alors leur désélection automatique (contacter le service support Hitech pour ce paramétrage).

Lorsque le fichier est prêt à être généré, cliquer sur « Déclarer parc » en bas de page.

Une fenêtre de confirmation apparait : un fichier XML de déclaration de parc a été transmis à Aris.

Historique des déclarations de parc

L’onglet HISTORIQUE affiche un listing par date des déclarations de parc. Il permet de contrôler le nombre de véhicules transmis (mais n’affiche pas le détail des immatriculations).

Le chargement de cet écran se fait par le bouton « Actualiser ».

Le bouton « Purger » permet de supprimer cet historique.

Désignation des infractions

 

Ce bouton permet d'accéder au menu de Désignation des infractions.

A l'intérieur du menu, un bouton "Actualiser" permettra de charger le dernier fichier mis à disposition par Aris.

 

 

 

A) Principe de mise à disposition des fichiers

Tous les jours, Aris dépose un nouveau fichier à traiter sur son serveur (généralement entre 12H et 14H, heure France métropolitaine). Ce fichier peut être récupéré et traité jusqu’au lendemain 12H.

Si le fichier n’est pas traité, le nouveau fichier du lendemain sera cumulé : il contiendra les dernières infractions non traitées, ainsi que les nouvelles.

Chaque infraction possède un compteur de nombre de demandes (qui correspond donc au nombre de jours de présentation de cette infraction dans le fichier). Au bout de 30 demandes sans désignation, l’infraction sort du traitement informatisée, et passe en traitement papier (elle sera envoyée par courrier).

Il peut arriver qu’une infraction soit désignée le jour J, mais revienne tout de même dans le fichier du jour J + 1. Dans ce cas, il est très probable que la désignation faite soit incorrecte (Ex : un code pays incorrect). Si l’une des désignations est incorrecte, en règle générale c’est l’ensemble du fichier qui est retourné le lendemain (avec le cumul des nouvelles infractions).

B) Désignation des infractions

Le clic sur le bouton « Actualiser » dans le menu de Gestion des PV permet de charger la grille avec les dernières infractions à traiter.

En fonction de la date/heure du PV et de l’immatriculation, myrentcar recherche la location correspondante. S’il la trouve, la désignation est remplie automatiquement :

• Avec les informations de la société si le client de la location est une société
• Avec les informations du Conducteur si le client de la location est un particulier

Sur chaque fiche client, il est possible de choisir entre la désignation uniquement du conducteur, uniquement de la société, ou bien des deux.

Si aucune location ne correspond, les éléments de numéro client, dates de location et désignation restent vides. Il n’est alors pas possible de désigner cette infraction pour le moment.

Pour chaque infraction, un clic sur la ligne permet d’en afficher le détail :

Le pavé « PV » est non modifiable, et constitue un rappel des éléments de l’infraction.

Les pavés « Société » et « Conducteur » sont préremplis, et peuvent être modifiés ou complétés si besoin.

Détail des boutons :

Les mêmes boutons sont présents au bas de la grille de déclaration des conducteurs. Ils permettent alors d’agir « en masse » sur plusieurs lignes du fichier. Il faudra au préalable avoir activé des filtres pour n’agir que sur certaines lignes.

Le fichier est prêt à être envoyé lorsque tous les éléments de désignation ont été contrôlés/complétés.

A noter : Il n’est pas possible de ne traiter qu’une partie du fichier reçu. Le clic sur le bouton « Envoyer » vide donc la totalité de la grille, même les PV en « Non traités ». Il faudra attendre le fichier suivant pour effectuer un nouveau traitement

Différents cas de figure se présentent, en fonction du statut « Traité » ou « Non traité » de chaque PV et des éléments de désignation :

Traité	Désignation	Conséquence
	Complète	Envoyé en statut « OK » : le PV est considéré comme correct et ne reviendra pas dans le fichier suivant (sauf erreur dans la désignation ou info manquante)
	Vide	Envoyé en statut « PV » : le PV sera transmis par courrier au loueur et ne reviendra pas dans le fichier suivant
	-	Envoyé avec un statut « AT » : le PV est mis en attente (car le loueur ne possède pas à ce moment-là les informations pour la désignation). Il reviendra dans le fichier suivant (dans la limite de 30 demandes)

C) Bons de ventes diverses

Lors de l’envoi du fichier de déclaration des conducteurs, les PV dont la case « Bon de frais » est cochée génèrent un bon de vente diverse.

Les PV ayant déjà été traités dans un fichier précédent ne pourront pas générer de nouveau bon de frais.

 

 

Exemple d’un bon de vente généré :

Les éléments suivants sont repris automatiquement :

• Le client présent sur la location
• Le véhicule concerné
• La prestation configurée ainsi que son montant (contacter le service support Hitech pour ce paramétrage). Le libellé correspond au numéro de la contravention
• Les notes indiquant la date/heure du PV ainsi que le type d’infraction

 

Il est également possible de lancer une facturation « en masse » des bons de ventes générés, par le bouton Facturation générale :