Découvrez comment gérer une facture sur myrentcar.
La facture se présente de la même façon qu’un contrat, à la différence qu’aucune modification n’est possible (les champs sont grisés et ne sont pas accessibles). La suite de cette documentation a pour but d’expliquer les actions encore possibles sur la Facture.
Pour accéder à une facture, cliquez sur la ligne de résultat correspondante sur votre logiciel de gestion de location de véhicule myrentcar.
Onglet règlement
Cet onglet permet de gérer le paiement de la facture. Si la facture est éditée sans règlement ou avec un règlement partiel, il est possible de rajouter le paiement du solde sur cet onglet.
Comme ailleurs sur myrentcar, la gestion des règlements se fait en utilisant les boutons d’actions situés sous la grille. Lors du survol des boutons, une indication de l’action apparaît.
Attention : Comme pour le contrat, une fois la sauvegarde de la facture effectuée, une écriture comptable sera créée pour chaque ligne de type « Règlement » ajoutée, et non pour les règlements de type « Garantie ». Il sera alors impossible de supprimer un règlement, la ligne correspondante sera grisée (cf. capture ci-dessus).
"Type règlement" : Sélectionner le type de règlement en fonction de vos besoins.
"Mode règlement" : Sélectionner le mode de paiement utilisé. Ces modes sont paramétrables dans le Backoffice.
"Libellé" : Le mode de paiement est automatiquement inscrit dans le libellé, pour personnaliser ce libellé, modifiez celui-ci en fonction de vos besoins.
"Montant" : Saisir le montant du règlement.
"Date" et "Date d’échéance" : La date du jour sera automatiquement renseignée dans ces deux champs. Si besoin, il est possible de modifier ces dates.
"Agence" et "Agent" : Ces champs seront automatiquement remplis avec l’intitulé de l’agence sélectionnée et le nom de l’agent Utilisateur. Il est possible de les modifier.
"Client" : L’intitulé du client sera automatiquement reporté sur chaque nouvelle ligne de règlement.
Lier d’autres documents
Même si le contrat est facturé et qu’il n’existe plus, il est possible de lier des documents supplémentaires en reprenant automatiquement les données du contrat, du client et du véhicule. Ces documents permettent de facturer des options ou des factures imprévues (PV, nettoyage extérieur et/ou intérieur, etc.).
Sur l’onglet "VEHICULE" :
Sur l’onglet "TARIF" :
Ce bouton permet de créer un bon de Vente Diverse pour ajouter des prestations supplémentaires (cf. documentation correspondante).
Ce bouton permet de créer un devis de Vente Diverse pour présenter le prix des prestations à ajouter (cf. documentation correspondante).
Si une erreur est repérée sur la facture, il faudra créer un avoir et refacturer. Pour cela, consulter la documentation correspondante.