Dossier longue durée sur myrentcar

Découvrez comment gérer un dossier et un contrat de location longue durée (LLD) sur myrentcar.

Un dossier Longue Durée est accessible en cliquant sur un des résultats de la liste ou en recherchant un dossier en particulier, notamment grâce à la recherche sur le numéro de Dossier depuis votre logiciel de location de véhicule longue durée myrentcar.

Une fois sur le dossier LD, un bandeau d’action apparaît en bas de la page.

Ce bouton permet d’enregistrer les modifications effectuées sur un dossier.

Ce bouton permet de retourner sur la liste des dossiers Longue Durée.

Ce bouton permet de créer un nouveau dossier Longue Durée.

Ce bouton permet d’imprimer le récapitulatif du dossier, une fenêtre de prévisualisation permet de vérifier le document.

Ce bouton permet d’afficher les états réalisés avec rentpad.

Ce bouton permet d’envoyer un mail au client avec ou sans pièce jointe.

Ce bouton permet de dupliquer le dossier Longue Durée.

Ce bouton permet de facturer le dossier en fonction des critères saisis dans la partie Facturation de l’onglet Dates.

 Ce bouton permet de suivre l'état d'échéance.

Ce bouton permet de supprimer le dossier consulté à condition qu’aucun document comptable n’ait été émis.

Lorsque la souris survole les icônes, la description de l’action apparaît rapidement.

Lors de la création d’un nouveau dossier, certaines informations sont nécessaires et obligatoires tandis que d’autres ne seront pas accessibles tant que la création n’est pas validée.

Parmi ces champs indispensables à la création d’un nouveau dossier, le numéro permet d’initialiser le dossier. Ainsi, une première fenêtre demande la numérotation du dossier LD.

Il est possible de saisir un numéro manuellement ou automatiquement en fonction du paramétrage préalablement effectué dans le Backoffice. 

Pour créer automatiquement un numéro, cliquez sur le bouton .Sinon, saisissez un numéro. Enfin, cliquez sur  pour saisir le reste du dossier.

L’entête contenant les informations de base sera affiché quel que soit l’onglet sélectionné.

"Client" : Ce champ permet de rechercher et de sélectionner un client déjà enregistré. Pour sélectionner un client, saisir un critère (nom, numéro, raccourci, …) et cliquer sur . Une fois le client choisi, cliquez sur le nom du champ pour ouvrir la fiche du client dans un nouvel onglet du navigateur.

"Intitulé" : Une fois le client sélectionné, ce champ sera automatiquement renseigné avec l’intitulé du client. Il est possible de modifier ce champ selon les besoins.

"Agent comptoir" : Saisir le mot de passe de l’agent connecté ou cliquer sur pour saisir les informations de connexion de l’agent qui saisit le contrat sur la session d’un autre agent.

"Véhicule" : Comme pour le client, ce champ permet de rechercher et de sélectionner un véhicule déjà enregistré. Pour sélectionner un véhicule, saisir un critère (marque, numéro de parc, immatriculation, …) et cliquer sur . Une fois le véhicule choisi, cliquez sur le nom du champ pour ouvrir la fiche du véhicule dans un nouvel onglet du navigateur.

"Immatriculation" : Une fois le véhicule sélectionné, ce champ sera automatiquement renseigné avec l’immatriculation du client. Ce champ n’est pas modifiable.

"Agence" : Sélectionner l’agence concernée. Ce champ est rempli par défaut avec le code de l’agence connectée.

"Modèle Compta" : Sélectionner le modèle voulu. Ce champ est rempli par défaut avec le modèle de l’agence connectée en fonction du paramétrage préalable. 

"Type" : Préciser s'il s'agit d'un contrat à Longue ou Moyenne durée.

"Numéro Dossier" : Ce champ est automatiquement rempli avec le numéro choisi lors de la création du contrat.

Partie "Total Contrat" : Cette partie reprend les montants saisis ultérieurement sur le dossier.

Une fois ces informations saisies, il est nécessaire de naviguer sur les différents onglets pour renseigner les données nécessaires.

Onglet Client

Cet onglet permet de consulter, modifier ou préciser les informations du client sélectionné dans l’entête. Toute modification à ce niveau ne sera valable que pour ce dossier. 

La première partie est automatiquement remplie avec les informations du client. 

Les champs concernant le conducteur ne sont pas obligatoires pour un dossier Longue durée. Cependant, il est possible d’ajouter ces informations.

"Conducteur habituel" : Si un ou des conducteurs sont préalablement saisis dans la fiche du client, sélectionner le conducteur voulu dans la liste. 

"Nom du conducteur" : Saisir le nom du conducteur, ce champ est à titre indicatif.

La seconde partie permet de personnaliser l’onglet à condition d’avoir préalablement paramétré des Questions Libres.

Cette dernière partie permet de préciser les informations de règlement de client.

"Groupe de facturation" : Sélectionner le groupe de facturation du dossier. Cette action nécessite un paramétrage préalable dans le Backoffice.

Par exemple : Si un client loue 10 véhicules en longue durée et que ce client souhaite que les factures soient différentes en fonction des dossiers, il sera nécessaire de prévoir un groupe de facturation pour chaque cas. 

En effet, si ce client souhaite que : 

• 5 dossiers soient sur une seule et même facture,
• 3 dossiers soient facturés sur des factures individuelles,
• 2 dossiers soient sur une même facture mais sous un format personnalisé.

Chaque dossier sera dans un groupe particulier. Ces groupes, une fois paramétrés, seront proposés dans la liste déroulante du champ.

"Délai de règlement" : Saisir le délai de paiement prévu pour le dossier. Cette liste est paramétrable dans le Backoffice.

"Numéro de mandat" et "Date de mandat": Si les factures sont payées par prélèvement, saisir les informations du mandat. 

"Type de mandat" : Sélectionner le type de mandat :

• "First" : Sélectionner ce type pour le premier prélèvement SEPA, il sera automatiquement changé à "Récurrent" après le premier prélèvement.
• "Récurrent" : Sélectionner ce type pour un prélèvement répété.
• "Ponctuel" : Sélectionner ce type pour un prélèvement unique.

"IBAN", "BIC", "RIB" et "Domiciliation" : Si besoin, saisir les informations d’identification bancaire. Pour le mandat ces informations sont nécessaires.

Onglet Dates

Cet onglet regroupe toutes les dates permettant la gestion du dossier. 

Cette première partie permet de saisir les dates de gestion du début et de la fin du dossier Longue Durée consulté ou saisi.

"Date Début" : Saisir la date de début ou utiliser le calendrier pour sélectionner une date de début du dossier. 

"Date Fin Prévue" : Saisir la date de fin prévue ou utiliser le calendrier pour sélectionner une date de fin prévue pour le dossier. Si la date de début du dossier et la durée théorique sont saisis, ce champ sera automatiquement rempli avec la date de fin correspondante.

"Durée Théorique" : Si la date de retour prévue est renseignée, ce champ sera automatiquement rempli avec la durée en nombre de mois.

"Date Fin Réelle" : Saisir la date de restitution du véhicule ou utiliser le calendrier pour sélectionner une date de fin réelle du dossier. Comme pour la date de fin prévue, si la durée réelle est saisie, la date de fin réelle sera automatiquement calculée.

"Durée Réelle " : Si la date de fin réelle est renseignée, ce champ sera automatiquement rempli avec la durée en nombre de mois.

"Km inclus total prévu" et "Km inclus total réel" : Ces champs sont automatiquement calculés avec les données saisies dans l’onglet Dates et dans l’onglet Kilométrages (cf. ci-dessous).

Cette partie, elle, permet de gérer la facturation du dossier Longue Durée.

"Prochaine période à facturer" : Saisir la date du début de la facturation pour ce dossier. Lors de la facturation d’une période, cette date sera automatiquement modifiée avec la date de la prochaine période à facturer en fonction des critères sélectionnés.

 "Périodicité de facturation" : Saisir le nombre de mois à facturer lors de chaque facturation. Par exemple : saisir 1 pour facturer mensuellement et 3 pour facturer trimestriellement.

"Type de facturation" : Sélectionner le type de facturation voulu :

• "Anniversaire" : La facturation se fera à la date anniversaire du contrat. Ainsi, si le contrat débute le 12 d’un mois, alors la facture sera émise le 11 de chaque mois.
• "Fin de mois" : La facturation se fera à chaque fin de mois.

"Avance sur la date de facturation" : Saisir le nombre de jours autorisés pour facturer par anticipation une période non entamée. Ce champ est par défaut à 0. Cela permet de ne pas facturer avec trop d’avance.

Par exemple : Un agent souhaite facturer en avance le dossier possédant les critères suivants : 

• Type de facturation : Fin de mois
• Prochaine période à facturer : 01/12
• Terme de facturation : A échoir
• Avance sur date de facturation : 10

Cet agent pourra facturer la prochaine période à partir du 20/11, soit 10 jours en avance.

"Base de calcul" : Sélectionner le critère permettant de calculer le prorata de la première et dernière facture en fonction du nombre de jours. Ainsi, lorsqu’un contrat commence ou fini en cours de mois, cela permet d’adapter le prorata des jours :

• "Au 30" : Le calcul du prorata se base sur 30 jours sans regard du mois calendaire.
• "Calendaire" : Le calcul du prorata se base sur le mois calendaire.
• "Ouvré" : Seuls les jours ouvrés sont inclus dans le calcul, soit les jours d’ouverture de l’entreprise qui loue le véhicule (tous les jours de la semaine sauf jour de repos hebdomadaire).
• "Ouvrable" : Seul les jours ouvrables sont inclus dans le calcul, soit les jours travaillés par l’entreprise qui loue le véhicule (tous les jours de la semaine sauf jour de repos hebdomadaire et jours fériés).

Les jours fériés doivent être préalablement définis dans le Backoffice.

"Terme de facturation" : Sélectionner l’échéance de la facturation :

• "Echu" : La facture sera émise en fin de mois, le véhicule a déjà été utilisé.
• "A échoir" : La facture sera émise en début de mois.

"Périodicité" : Saisir la périodicité, en nombre de mois, pour la facturation des kms supplémentaires Par exemple : saisir 1 pour facturer tous les mois les kms excédentaires, ou 12 pour une facturation annuelle.

"Km Factures Mois référence" : Saisir le mois sur lequel la facturation doit s’effectuer (1 = Janvier. Donc la facturation des kilomètres excédentaires s’effectuera tous les mois de janvier pour une facturation annuelle.)

"Km Factures Date référence " : Saisir le premier mois et la date de la facture de référence pour les kilométrages. Par la suite, cette date se modifiera automatiquement à chaque facturation des kilomètres. 

Cette partie permet de saisir les informations pratiques concernant la livraison du véhicule. Ces informations sont à titre indicatif.

"Date" : Saisir la date et l’heure de la livraison du véhicule.

"Intitulé" : Saisir le nom de la personne qui va réceptionner le véhicule.

"Adresse 1", "Adresse 2", "Code postal", "Ville" et "Complément" : Saisir les informations du lieu de livraison du véhicule.

Onglet Suspensions

C’est ici que les périodes à décompter de la facturation peuvent être saisies. 

Utiliser les boutons sous le tableau pour gérer ces données. Comme ailleurs dans le logiciel, lorsque le curseur de la souris survole un bouton, l’action liée à celui-ci s’affiche.

Par exemple, si le véhicule est immobilisé pour une journée d’entretien, il est possible de décompter cette journée en ajoutant une suspension débutant et finissant ce jour.

Onglet Véhicule

Cet onglet permet de visualiser les informations du véhicule sélectionné lors de la création du dossier. 

La première partie reprend les informations de base du véhicule choisi. Ces champs ne sont pas modifiables hormis le champ de valeur résiduelle prévue.

"Valeur résiduelle prévue" : Saisir la valeur estimée du véhicule à l’issue du contrat.

 : Ce bouton permet lier facilement un sinistre au véhicule (cf. Documentation correspondante).

La partie des Compléments présente les questions libres des véhicules. Cette partie permet de saisir et modifier certaines informations. Les changements sur ces compléments n’ont aucune incidence sur les fiches véhicules.

Onglet Kilométrages

Cet onglet permet de gérer le kilométrage du véhicule pendant la durée du contrat.

Pour gérer ces relevés de kilométrages, utilisez les boutons d'action situés sous le tableau.

Comme ailleurs dans myrentcar, une indication de l’action apparaît lors du survol de la souris.

 : Ce bouton permet d’ajouter un relevé de kilométrage.

: Ce bouton permet de modifier la ligne sélectionnée (possible aussi en double-cliquant sur le champ voulu).

: Ce bouton permet de valider l’enregistrement de la ligne.

: Ce bouton permet d’annuler les modifications ou l’ajout en cours.

: Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.

Cette partie permet de consulter et d’ajouter les kilométrages relevés pour le contrat. Il est impératif de faire des points réguliers pour pouvoir calculer et facturer les km supplémentaires (cf. documentation correspondante).

"A facturer" : Cocher la case si ce kilométrage doit être facturé lors de la prochaine période. 

 "Type" : Sélectionner le type de relevé : 

• "Compteur" : Kilométrage réel du véhicule. Lors de la création du contrat, sélectionnez ce type pour saisir le kilométrage initial du véhicule.
• "Inclus" : Nombre de kilomètres inclus dans le contrat LD.
• "Remplacement" : Relevé des kilomètres parcourus dans le cadre du contrat avec un autre véhicule (véhicule de remplacement). Lorsque ce type de kilométrage est validé, un encadré « Détails » apparaît sous le tableau et permet de saisir les informations du contrat relais lié.

Ces lignes de kilomètres peuvent être saisies ou alimentées par la création de contrats courte durée liés au dossier longue durée.

"Valeur" : Saisir le kilométrage relevé sur le compteur du véhicule.

"Date" : Saisir la date du relevé des kilomètres.

: Ce bouton ouvre une fenêtre permettant de consulter les kilomètres déjà facturés. 

: Ce bouton permet de consulter les informations du contrat Véhicule de Remplacement en cours.

"Kilométrage inclus" : Saisir le nombre de kilomètres inclus dans le contrat. 

 "Périodicité" : Saisir le nombre de mois correspondant à la durée d’utilisation des km inclus.

: Indiquer si les kilomètres doivent être facturés.

"Prix du km supplémentaire" : Saisir le montant HT du kilomètre supplémentaire.

"TVA" : Sélectionner la TVA dans la liste préalablement paramétrée.

"TTC" : Ce champ sera automatiquement calculé avec le prix du km supplémentaire saisi et la TVA sélectionnée. 

"Prix du km minoritaire" : Saisir le prix indicatif du km minoritaire (si le contrat prévoit une remise en cas de retour avec moins de km que prévu).

: Indiquer si le kilométrage doit être mutualisé. Cela permet de compenser le total des km parcourus par plusieurs véhicules de même catégorie et ayant le même prix du km supplémentaire.

"Code de groupement" : Saisir un code susceptible d’effectuer des familles de mutualisation. Codification manuelle.

Onglet Conditions

C’est sur cet onglet que les conditions doivent être renseignées. Ces conditions sont réparties sur différentes sections. Celles-ci sont à titre informatif, il permet de consulter les différentes conditions du contrat.

Partie "Entretien" : Cette partie permet de préciser les détails des conditions d’entretien. Pour cela, sélectionner les critères voulus et saisir une courte information si besoin.

Partie "Assurances" : Cette partie permet de préciser les conditions de l’assurance incluse dans le ce contrat.

Partie "Véhicule de remplacement" : C‘est ici que doivent être précisées les conditions de remplacement du véhicule. Ainsi, en fonction du sinistre (vol, dommage ou panne), si un véhicule de remplacement est prévu, il sera nécessaire de sélectionner une catégorie de véhicule, la durée et le délai en nombre de jours.

Partie "Taxe" et Partie "Vignette" : Ces parties permettent de préciser si ces taxes sont incluses (payées par le loueur).

Cette dernière partie permet de renseigner les différentes informations supplémentaires. Si besoin, préciser les critères concernant la publicité, le nettoyage et la tolérance au retour du véhicule (km et frais de remise en état).

Onglet Autres

Cet onglet permet de gérer certaines options liées au véhicule ou au contrat. 

Si besoin, cette partie permet de gérer une carte carburant pour ce contrat. Il sera nécessaire d’ajouter chaque caution supplémentaire avec les dates d’effet et les frais. 

Cette section permet de gérer une partie des budgets qui sont liés aux bons d’achats. Consulter la documentation correspondante pour gérer ces budgets.

Cette partie permet de gérer les libellés sur les factures. En effet, il est possible de réunir plusieurs opérations ou prestations détaillées pour afficher un seul libellé. 

"Partie fixe libellé" et "Partie fixe édition détaillée" : Saisir ici pour gérer les opérations récurrentes (prestations qui sont facturées tous les mois).

"Partie variable libellé" et "Partie variable édition détaillée" : Saisir ici pour gérer les opérations ponctuelles (prestations qui sont facturées une seule fois).

Onglet Détails

Cet onglet permet de gérer les différentes prestations à facturer tout au long du dossier. Que ces prestations soient récurrentes ou ponctuelles, elles doivent nécessairement être saisies sur cet onglet.

Pour gérer ces opérations, utiliser les boutons d’actions situés sous le tableau d’opérations.

Comme ailleurs dans myrentcar, une indication de l’action apparaît lors du survol de la souris.

et  : Ces boutons permettent de créer un bon ou un devis de Vente Diverse avec les informations du Contrat LD, du client et du véhicule (cf. Documentation des bons de ventes diverses et documentation des devis de ventes diverses)

"Prestation" : Sélectionner le type de prestation voulu. Ces prestations sont paramétrables dans le Backoffice.

"Libellé" : Ce champ est automatiquement rempli après sélection du type de prestation, il est possible de le modifier si besoin.

"Quantité" : Saisir la quantité de prestation du même type.

"Suppr." : Cocher la case si la prestation doit être facturée une seule et unique fois (cette opération sera présente sur la prochaine facture mais pas sur celles d’après).  

"Prix HT" : Saisir le montant Hors Taxe d’une opération, le prix total sera automatiquement calculé en fonction de la quantité, de la TVA et de la périodicité de la facturation.

 est possible de saisir un prix multiple, ce qui permet de gérer les changements de prix en cours de contrat. Pour cela, sélectionner la case de prix de la prestation voulue puis cliquer sur . 

Une fois le prix et la date d’application saisis, le champ apparaîtra ainsi :

En cas de prix multiple : Il n’est pas possible d’avoir plusieurs prix sur une même facturation, le prix actif en début de période sera le seul pris en compte.

"TVA" : Sélectionner le pourcentage de TVA à appliquer. Cette liste doit être préalablement paramétrée dans le Backoffice.

Pour éviter que le dossier soit erroné voir la description des erreurs expliquées précédemment dans cette documentation.

Onglet Note

Comme ailleurs dans le logiciel, cet onglet permet de saisir des notes dans le champ libre. En fonction du paramétrage de l’écran, il est possible de visualiser la présence d’une note directement sur l’onglet qui apparaitra ainsi :  .

Onglet Règlement

Cet onglet permet de saisir les informations des règlements et des garanties. 

Cette première zone permet de saisir des informations à titre indicatif, ces informations sont imprimables sur les contrats si besoin. Elles sont utiles lors de la création du contrat.

"Montant du dépôt" et "Libellé du dépôt" : Saisir le montant et le libellé du dépôt de garantie.

"Montant de caution" et "Libellé de caution" : Saisir le montant et le libellé de la caution.

"Fin de validité de caution" : Saisir ou sélectionner la date de fin de validité de la caution.

Comme pour l’onglet Kilométrages, la gestion des règlements se fait à l’aide des boutons d’actions situés sous le tableau des règlements. Les actions sont les mêmes et elles s’affichent lors du survol des boutons. C’est par ce tableau que les règlements seront saisis lors de la durée du contrat.

"Type règlement" : Sélectionner le type de règlement en fonction de vos besoins. 

"Mode règlement" : Sélectionner le mode de paiement utilisé. Ces modes sont paramétrables dans le Backoffice.

"Libellé" : Le mode de paiement est automatiquement inscrit dans le libellé, pour personnaliser ce libellé, modifiez celui-ci en fonction de vos besoins.

"Montant" : Saisir le montant du règlement. 

"Date" et "Date d’échéance" : La date du jour sera automatiquement renseignée dans ces deux champs. Si besoin, il est possible de modifier ces dates.

"Agence" et "Agent" : Ces champs seront automatiquement remplis avec l’intitulé de l’agence sélectionnée et le nom de l’agent Utilisateur. Il est possible de les modifier.

"Client" : L’intitulé du fournisseur sera repris en fonction des données du cadre Compta.

Onglet Documents

Comme pour les véhicules, il est possible d’ajouter, consulter ou supprimer des documents pour les dossiers Longue Durée, comme par exemple la copie du permis du conducteur habituel.

Pour ajouter un document, glisser et déposer le fichier dans l’encadré prévu à cet effet ou sélectionner le fichier sur votre poste en utilisant le bouton .

Pour gérer un document, utilisez les boutons d'action en bout de la ligne du document voulu.

Ce bouton permet de télécharger le document  pour le consulter.

Ce bouton permet d’importer le document dans myrentcar.

Ce bouton permet d’annuler l’import du document dans myrentcar.

Ce bouton permet de supprimer le document.